Nota fiscal com item isento: como declarar corretamente e não gerar autuações

A correta emissão de uma nota fiscal vai além de informar produtos, valores e impostos. Ela exige atenção especial aos detalhes que podem parecer simples, como o preenchimento de itens isentos de tributos, especialmente o ICMS. Um erro nesse tipo de operação pode resultar não apenas na rejeição da NF-e, mas também em autuações fiscais, malha fina e inconsistências no SPED.

Por isso, entender o que caracteriza um item isento, quais campos precisam ser preenchidos corretamente e como essa informação é interpretada pela Sefaz e pelos sistemas de escrituração é essencial para manter a empresa em conformidade com a legislação fiscal.

Neste conteúdo, vamos esclarecer tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal com item isento, incluindo como identificar produtos isentos, como preencher corretamente os campos obrigatórios e quais são as consequências de erros nessa etapa. Se a sua empresa lida com produtos ou serviços com isenção parcial ou total de ICMS, esse guia é indispensável.

O que significa um item isento na nota

Um item isento em uma nota fiscal é aquele que, mesmo compondo uma operação regular de venda, não sofre incidência de determinado imposto, geralmente o ICMS, mas também pode incluir o IPI ou ISS, dependendo da atividade.

A isenção ocorre quando há previsão legal explícita que exclui a cobrança do tributo sobre aquele produto ou serviço. Isso é diferente de outros tratamentos tributários, como a suspensão, diferimento ou alíquota zero.

Na prática, ao declarar um item isento em uma NF-e, o contribuinte precisa:

• Indicar corretamente que aquele produto não será tributado;
• Justificar a isenção de forma clara, seja por meio do CST/CSOSN, CFOP ou informações complementares;
• Garantir que o tratamento tributário esteja alinhado à legislação vigente do estado de origem da operação e ao enquadramento fiscal da empresa.

Importante: o fato de um item ser isento não isenta o contribuinte de declarar a operação de forma completa na NF-e. Deixar de incluir ou preencher corretamente os campos obrigatórios pode gerar erros de validação ou problemas na escrituração fiscal

A obrigatoriedade de declarar itens isentos na nota fiscal

Mesmo que um produto ou serviço esteja isento de tributos, ele deve obrigatoriamente constar na nota fiscal e seguir as mesmas exigências formais de qualquer outro item. A isenção não exime o contribuinte da prestação de informações fiscais completas, principalmente em operações interestaduais, substituição tributária ou integração com sistemas como SPED Fiscal e GIA.

A legislação tributária brasileira exige que todas as operações comerciais, independentemente da incidência ou não de impostos, sejam documentadas por nota fiscal. Isso garante:

• Rastreabilidade das mercadorias;
• Transparência tributária para o fisco;
• E consistência nas obrigações acessórias, como EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições e declarações estaduais.

O erro mais comum é acreditar que, por não haver cobrança de ICMS, o item pode ser omitido ou inserido sem os campos tributários devidamente preenchidos. Essa falha gera rejeição da nota fiscal no momento da transmissão e até autuações por omissão de informação.

Além disso, o item isento deve estar devidamente codificado com CFOP, CST/CSOSN e campos de base e alíquota zerados, conforme o caso. A ausência dessas informações prejudica a escrituração, o cruzamento com a SEFAZ e pode afetar o crédito tributário de outras empresas envolvidas na cadeia.

Saiba mais sobre as obrigações dos PME: “Quais obrigações fiscais sua PME precisa cumprir além da emissão de nota fiscal“.

Quais são os produtos e serviços isentos do ICMS?

A isenção do ICMS não é genérica nem automática: ela está prevista em legislação específica e pode variar de estado para estado, já que o ICMS é um imposto de competência estadual. Produtos e serviços isentos são aqueles que, por decisão legal, não geram a obrigação de recolhimento do imposto — ainda que estejam sujeitos à emissão de nota fiscal.

De modo geral, os produtos mais comuns com isenção de ICMS incluem:

• Medicamentos listados na legislação estadual;
• Produtos da cesta básica (alimentos, itens de higiene e limpeza);
• Equipamentos médico-hospitalares adquiridos por entidades filantrópicas;
• Livros, jornais e periódicos;
• Operações com energia elétrica para determinados consumidores (em alguns estados);
• Serviços prestados a entes públicos ou isentos por tratados internacionais.

É fundamental verificar a legislação estadual vigente e, quando necessário, consultar um contador ou especialista tributário. A isenção pode depender do destinatário, da natureza da operação ou até de regimes especiais de tributação (como o Simples Nacional ou programas de incentivo fiscal).

O que é o ICMS e como funcionam as isenções?

O ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é um dos principais tributos do sistema fiscal brasileiro, incidente sobre:

• Operações relativas à circulação de mercadorias (vendas, transferências);
• Prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal;
• Serviços de comunicação, ainda que iniciados no exterior.

Sua gestão é estadual, ou seja, cada estado possui sua própria legislação complementar, tabelas de alíquotas e regras específicas sobre benefícios fiscais, reduções de base e isenções.

A isenção de ICMS é um benefício fiscal que desonera o contribuinte da obrigação de pagar o imposto em determinadas operações, conforme previsto:

• Em leis estaduais;
• Em convênios do CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária);
• Ou por decisões específicas, como programas de fomento a setores estratégicos.

É importante destacar que:

• Isenção não significa ausência de obrigação acessória;
• Mesmo isento, o contribuinte deve emitir a nota fiscal e preencher corretamente os campos tributários;
• A legislação exige o uso de CST específico (como 040 ou 041 para isenção no regime normal) ou CSOSN adequado (como 102 ou 103 para o Simples Nacional).

Além disso, em muitos casos, é necessário informar o fundamento legal da isenção no campo de informações complementares da NF-e, citando a legislação ou o convênio correspondente.

Saiba mais: “Como calcular o ICMS?”

Como preencher corretamente a nota fiscal com item isento

O preenchimento de uma nota fiscal que contenha itens isentos exige o mesmo nível de rigor técnico e atenção que uma nota fiscal com tributação normal.

A diferença é que, nesse caso, os campos relacionados à tributação devem ser preenchidos de forma específica para indicar a ausência de imposto, sem comprometer a validade jurídica e fiscal do documento.

Muitos erros de rejeição ou autuação fiscal ocorrem justamente porque a isenção não foi devidamente informada nos campos corretos da nota, ou por uso indevido de códigos fiscais. A seguir, explicamos os pontos mais críticos no preenchimento.

Escolha correta do CFOP

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é essencial para indicar a natureza da operação. Quando se trata de item isento, o código precisa refletir não só o tipo de transação (venda, devolução, transferência etc.), mas também o fato de que o produto não sofre tributação de ICMS.

Exemplos comuns de CFOPs utilizados para itens isentos:

• 5.101 / 6.101 – Venda de produção do estabelecimento (dentro e fora do estado);
• 5.102 / 6.102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros;
• 5.405 / 6.405 – Venda de mercadoria sujeita à substituição tributária;
• 5.949 / 6.949 – Outras saídas não especificadas.

No entanto, o CFOP não define a isenção por si só. Ele apenas descreve a operação. A indicação da isenção será feita com mais precisão no campo do CST ou CSOSN e, se necessário, com o complemento das informações legais no campo de observações.

Dica prática: consulte a tabela oficial de CFOP e escolha sempre o código que representa a real natureza da operação. Um CFOP inadequado pode comprometer a escrituração do seu cliente ou ser rejeitado no cruzamento do SPED.

Aplicação correta do CST ou CSOSN

O CST (Código de Situação Tributária) ou CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional) é o campo que efetivamente indica à Sefaz a situação tributária do item, se ele é tributado, isento, não tributado ou sujeito à substituição.

Para empresas do regime normal de tributação, usa-se o CST:

• 040 – Isenta;
• 041 – Não tributada;
• 050 – Suspensão do ICMS (quando aplicável).

Já para empresas optantes pelo Simples Nacional, é usado o CSOSN, com destaque para os códigos:

• 103 – Isenção do ICMS para faixa de receita ou legislação estadual;
• 400 – Não tributada pelo Simples Nacional;
• 500 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (quando aplicável).

É fundamental não confundir isenção com alíquota zero (CST 020) ou não incidência (CST 041), pois cada situação tem implicações fiscais diferentes. Um erro aqui pode causar:

• Rejeição da NF-e no momento da transmissão;
• Divergência na apuração do ICMS;
• Autuação por descumprimento das regras de escrituração.

Boas práticas: valide o CST ou CSOSN com base na legislação do estado de origem da operação e consulte um contador sempre que houver dúvida sobre o enquadramento.

Informações complementares e observações obrigatórias

Mesmo com o CFOP e o CST/CSOSN corretos, algumas isenções exigem que o contribuinte descreva, em campo específico da NF-e, o fundamento legal que ampara a isenção. Esse campo é chamado de “Informações Complementares” e é obrigatório em muitos casos.

Exemplos do que pode ser informado neste campo:

• “Produto isento do ICMS conforme Convênio ICMS 100/97”
• “Isenção prevista no Art. XX do RICMS/SP”
• “Venda de medicamento com isenção de ICMS, Lei Estadual nº XX/XXXX”

A ausência dessa informação pode não gerar rejeição automática da nota, mas dificulta a comprovação da isenção em uma eventual fiscalização, além de comprometer a conferência automatizada pelos sistemas contábeis e pelo SPED.

Além disso, em alguns sistemas de emissão (como emissores gratuitos ou ERPs mais simples), essas observações não são preenchidas automaticamente. É responsabilidade do emissor garantir que a justificativa legal esteja presente sempre que exigido.

Importante: alguns estados exigem ainda o preenchimento do campo de “informações adicionais de interesse do fisco” com o número do convênio, lei estadual ou decreto que ampara a isenção. Consulte a legislação estadual.

Consequências de erros na declaração de itens isentos

Declarar incorretamente um item isento na nota fiscal pode parecer um erro inofensivo à primeira vista, afinal, não há imposto sendo recolhido, certo? Errado. Mesmo quando não há valor de tributo envolvido, a obrigação acessória permanece ativa, e qualquer falha no preenchimento pode trazer prejuízos fiscais, operacionais e legais.

Erros nesse processo comprometem a conformidade com a legislação, geram inconsistências no cruzamento de dados e podem até colocar o CNPJ da empresa sob fiscalização ou em malha fina.

A seguir, detalhamos as principais consequências que uma empresa pode enfrentar ao cometer equívocos na declaração de itens isentos.

Multas e autuações por preenchimento incorreto

A legislação fiscal brasileira prevê penalidades mesmo quando não há sonegação intencional de imposto, apenas pelo descumprimento das obrigações acessórias, como o envio de informações incorretas na NF-e.

Se um item for declarado como isento sem o devido respaldo legal (ex.: CST errado, ausência de justificativa ou CFOP incompatível), o contribuinte pode ser autuado por:

• Inconsistência de informações na nota fiscal;
• Falta de declaração correta da operação;
• Emissão de documento fiscal com erro material.

As multas variam conforme o estado e o enquadramento da empresa, mas, em geral, podem representar:

• De 1% a 2% do valor da operação;
• Ou valores fixos por nota irregular (alguns estados aplicam de R$ 500 a R$ 1.000 por documento).

Além da penalidade, há o risco de o contribuinte ter créditos de ICMS glosados ou ser impedido de aproveitar benefícios fiscais.

Atenção: empresas que cometem esse tipo de erro com frequência podem ter seus arquivos do SPED escriturados como inconsistentes, o que amplia a possibilidade de fiscalização detalhada.

Rejeição da NF-e no momento da transmissão

Quando o erro na declaração do item isento afeta campos técnicos obrigatórios da NF-e, como CFOP, CST/CSOSN ou alíquota, o próprio sistema da Sefaz pode bloquear a autorização da nota fiscal, gerando um código de rejeição automático.

Erros comuns que causam rejeição:

• CST de isenção sem correspondência com o regime tributário da empresa;
• CFOP inválido para a natureza da operação;
• Informações obrigatórias ausentes no campo de observações;
• Alíquota de ICMS preenchida incorretamente (ex.: campo zerado onde não deveria).

Essas rejeições impedem o envio da nota ao cliente, bloqueiam o faturamento e podem gerar atrasos logísticos e contábeis. Em muitos casos, o emissor nem percebe o erro até tentar transmitir a nota e receber a mensagem de erro da Sefaz.

Boa prática: utilize um emissor de notas fiscais que possua validação prévia automatizada, isso reduz drasticamente a ocorrência de rejeições por preenchimento incorreto.

Dificuldades na escrituração e cruzamento com SPED

Mesmo que a nota fiscal seja transmitida com sucesso, um erro na indicação do item isento pode gerar problemas posteriores na escrituração fiscal e contábil, especialmente no cruzamento de dados do SPED.

O sistema do fisco realiza análises automatizadas entre:

• Os dados da NF-e (XML);
• Os livros fiscais (EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições);
• E as obrigações acessórias estaduais ou federais.

Quando há divergências, por exemplo, entre o CST informado na NF-e e o valor escriturado no SPED, o sistema pode gerar alertas, bloqueios ou até notificações formais ao contribuinte.

As principais dificuldades enfrentadas por quem declara mal um item isento incluem:

• Glosas de créditos tributários por inconsistência documental;
• Necessidade de retificação do SPED, que consome tempo e recursos;
• Perda de prazo de obrigações acessórias;
• Aumento da exposição à fiscalização eletrônica automatizada.

Além disso, parceiros comerciais e contadores também podem ser prejudicados, pois os erros comprometem a cadeia de informações compartilhadas entre fornecedores, clientes e o fisco.

Conclusão: declarar corretamente produtos isentos é uma obrigação fiscal

A isenção de tributos como o ICMS em determinados produtos ou serviços não significa que a empresa esteja livre de responsabilidades fiscais. Pelo contrário, é justamente nessas operações que se exige um nível maior de atenção no preenchimento da nota fiscal, para garantir que a ausência de tributação esteja corretamente documentada e justificada.

Declarar corretamente um item isento envolve a combinação de conhecimento técnico, cuidado na escolha de CFOP, CST ou CSOSN, e a inserção de informações legais no campo de observações, sempre que necessário. Esses detalhes evitam rejeição da NF-e, glosas de crédito, autuações fiscais e falhas no cruzamento com o SPED.

Além de proteger a empresa de penalidades, o preenchimento adequado contribui para a transparência fiscal, fortalece o relacionamento com clientes e contadores, e assegura o pleno cumprimento das obrigações acessórias.

Em um cenário cada vez mais automatizado e fiscalizado eletronicamente, não basta apenas emitir a nota, é preciso emitir com precisão. Itens isentos são parte integral da operação fiscal e devem ser tratados com o mesmo rigor que produtos tributados.