Nota fiscal de remessa: quando usar e como preencher corretamente

Se você administra uma empresa que movimenta produtos entre filiais, envia mercadorias para conserto ou disponibiliza itens em demonstração para clientes, a nota fiscal de remessa precisa fazer parte da sua rotina fiscal.

Diferente da nota fiscal de venda, a NF de remessa serve para formalizar a circulação de bens sem que haja uma transferência de propriedade ou geração de receita. Ou seja, não há venda, mas ainda assim, a empresa é obrigada a emitir nota para manter a operação dentro da legalidade.

Neste artigo, vamos explicar com clareza o que é uma NF de remessa, quando ela deve ser usada, e como preencher esse documento de forma segura e correta.

O que é uma nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa é um tipo de nota fiscal eletrônica usada para documentar o envio de uma mercadoria que será movimentada fisicamente, mas sem que isso represente uma venda. Em outras palavras, é uma forma de legalizar o transporte de produtos que ainda pertencem à empresa, mesmo estando fora do seu endereço fiscal.

Essa nota é exigida pela legislação brasileira para fins de controle tributário, transporte legal de mercadorias e, principalmente, para proteger o contribuinte em situações onde o bem sai de um local e retorna posteriormente, como ocorre em consertos, exposições e demonstrações.

Ao contrário da NF de venda, ela não representa receita e, na maioria dos casos, não gera impostos, embora o preenchimento exija atenção aos códigos fiscais corretos para evitar erros de tributação.

Diferença entre remessa e venda

Essa é uma dúvida comum, principalmente entre pequenos empreendedores que estão emitindo notas fiscais pela primeira vez.

A venda implica na transferência de propriedade da mercadoria para um cliente mediante pagamento. Nela, incidem tributos como ICMS, PIS e COFINS, dependendo do regime tributário da empresa.

Já a remessa não envolve pagamento nem transferência de titularidade. Ela ocorre quando a empresa:

• Envia o produto para outro estabelecimento próprio;
• Encaminha a mercadoria para um terceiro fazer manutenção;
• Disponibiliza o bem para uma feira, evento ou cliente experimentar;
• Destina o item à industrialização por um parceiro.

Portanto, o objetivo da NF de remessa é formalizar essa movimentação temporária, documentando que o bem ainda é da empresa — evitando interpretações erradas pelo Fisco, como uma “venda não declarada”.

Por que emitir uma NF de remessa?

Emitir esse tipo de nota fiscal é mais do que uma obrigação fiscal, é uma prática que protege a empresa juridicamente e ajuda na gestão operacional. Veja alguns motivos fundamentais:

• Evitar problemas durante o transporte: transportadoras e órgãos de fiscalização exigem que a mercadoria esteja acompanhada da nota correspondente, mesmo que não seja uma venda.
• Atender à legislação tributária: em muitos estados, circular com mercadoria sem nota é infração grave, com penalidades que incluem apreensão do bem e multas que podem chegar a 50% do valor estimado da operação.
• Controlar estoques e logística: ao emitir uma remessa, a empresa mantém o registro de entrada e saída da mercadoria, o que ajuda a identificar perdas, extravios ou devoluções pendentes.
• Facilitar o retorno da mercadoria: para que a mercadoria retorne de forma legal ao estoque da empresa, também será preciso emitir uma nota fiscal de retorno. Sem a nota original de remessa, esse processo fica irregular.

Veja também: “Nota fiscal para prestação de serviço técnico fora do domicílio: como preencher”.

Situações que exigem nota de remessa

Nem toda movimentação de mercadoria está ligada a uma venda. E é justamente nessas situações que a nota fiscal de remessa se torna obrigatória.

Abaixo, destacamos os principais cenários em que esse tipo de documento deve ser emitido:

Remessa para conserto, exposição, doação, demonstração e industrialização

1. Conserto ou manutenção: quando um equipamento é enviado para reparo — seja em garantia ou não —, a empresa deve emitir uma NF de remessa com o CFOP adequado. Mesmo que o bem vá retornar, a movimentação precisa estar documentada para evitar problemas com o transporte ou o Fisco.
2. Exposição ou feiras: empresas que participam de eventos e feiras com produtos em mostruário devem emitir NF de remessa. Isso comprova que os bens foram deslocados temporariamente e não foram vendidos.
3. Doação: toda vez que a empresa doa um bem (como equipamentos antigos ou produtos promocionais), precisa emitir uma NF de remessa com CFOP específico para doações. Embora haja saída de estoque, não há receita — mas ainda assim, há implicações fiscais.
4. Demonstração (teste de produto): é comum no varejo e na indústria disponibilizar produtos para teste com clientes ou revendedores. Esses itens precisam ser acompanhados por nota fiscal, e devem retornar ou ser formalmente adquiridos após o período de teste.
5. Industrialização por terceiros: quando uma empresa envia matéria-prima para que outra empresa faça um processo de industrialização (como pintura, montagem ou acabamento), deve emitir uma NF de remessa. O material será processado e devolvido — e todo esse fluxo deve estar amparado por notas fiscais.

Remessa para depósito próprio ou de terceiros

1. Depósito próprio (entre filiais): se a empresa tem mais de uma unidade e deseja movimentar estoque entre os estabelecimentos, essa operação também requer uma NF de remessa. Mesmo sendo do mesmo CNPJ raiz, é necessário comprovar o trânsito da mercadoria.
2. Depósito de terceiros (armazéns ou operadores logísticos): no caso de armazenagem em locais administrados por terceiros, como operadores logísticos, é obrigatório documentar a remessa para fins de controle fiscal. Essa prática é comum em e-commerces, por exemplo, que terceirizam sua logística.

Como preencher corretamente uma NF de remessa

Emitir a nota é mais simples do que parece — desde que você saiba os dados certos. A seguir, explicamos os pontos mais importantes do preenchimento:

H3. CFOPs específicos para cada tipo de remessa

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) identifica a natureza da movimentação. Ele varia de acordo com a origem/destino (dentro ou fora do estado) e o tipo da operação. Aqui vão alguns exemplos comuns:

• 5.915 / 6.915 – Remessa para conserto ou reparo
• 5.905 / 6.905 – Remessa para depósito fechado ou armazém geral
• 5.910 / 6.910 – Remessa em bonificação, doação ou brinde
• 5.912 / 6.912 – Remessa para demonstração
• 5.901 / 6.901 – Remessa para industrialização por encomenda

A escolha do CFOP correto é fundamental para evitar erros de tributação, rejeições da nota e complicações futuras em auditorias.

Leia também: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”.

CST, base de cálculo e ICMS

Outro ponto-chave no preenchimento da NF de remessa é o CST (Código de Situação Tributária), que define a forma de tributação do ICMS na operação.

As situações mais comuns incluem:

• CST 40 – Isento de ICMS
• CST 41 – Não tributado
• CST 50 – Suspensão do ICMS

Além do CST, é preciso preencher a base de cálculo e o valor do ICMS, mesmo que seja “R$ 0,00”. Isso garante que a nota esteja corretamente estruturada no XML e seja aceita pela Sefaz.

Leia também: “ICMS: o que é?“.
Fique por dentro (em breve): “O que é código de situação tributária (CST) e como preencher corretamente”.

Quais erros devem ser evitados?

Mesmo sendo um documento fiscal que não envolve venda, a nota fiscal de remessa exige tanto cuidado quanto uma NF-e comum. Pequenos deslizes no preenchimento ou no controle de retorno podem gerar sérios transtornos com o Fisco.

A seguir, destacamos os erros mais frequentes e como evitá-los.

Tributação indevida

Esse é um dos erros mais comuns, especialmente entre empresas que ainda não têm apoio contábil especializado ou utilizam emissores genéricos.

A remessa, por não envolver receita, geralmente não deve ter cobrança de impostos como ICMS, PIS e COFINS. No entanto, se a nota for emitida com o CFOP errado ou com um CST incorreto, o sistema pode entender que se trata de uma venda, gerando cobranças indevidas de tributos.

Esse tipo de erro pode afetar o caixa da empresa, gerar divergências em obrigações acessórias (como a EFD ICMS/IPI) e até impedir a compensação correta de créditos fiscais.

Como evitar:

• Confirme com o contador o CFOP e CST corretos para cada tipo de remessa.
• Utilize emissores atualizados, que alertam para inconsistências fiscais.
• Não copie configurações de notas de venda para notas de remessa.

Falta de comprovação do retorno da mercadoria

Outro erro grave, e muitas vezes negligenciado, é não emitir a nota fiscal de retorno quando a mercadoria voltar ao estoque da empresa.

Isso acontece, por exemplo, quando um equipamento enviado para conserto retorna ao remetente, mas a empresa não documenta a devolução. O problema? Fica parecendo que o item ainda está fora do estoque, ou pior: que foi vendido sem registro.

Além de desorganizar a gestão de inventário, essa falha pode gerar questionamentos durante fiscalizações, especialmente se o bem for de alto valor ou se a operação estiver sendo auditada.

Como evitar:

• Crie uma rotina interna para registrar o retorno de todos os itens enviados em remessa.
• Mantenha comunicação com o cliente ou parceiro para alinhar prazos e documentos.
• Emita sempre uma nota de retorno com o CFOP correspondente (ex.: 1.916 ou 2.916 para retorno de conserto).

Entenda também: “Substituição tributária: o que sua empresa precisa saber para emitir corretamente”.

Conclusão

Seja para consertos, demonstrações, industrialização ou transferências internas, cada tipo de remessa exige atenção a detalhes fiscais específicos, como CFOP, CST e tributação. E, acima de tudo, a emissão da NF de retorno fecha o ciclo de maneira legal e transparente.

Caso sua empresa ainda emita essas notas manualmente ou utilize sistemas limitados, vale considerar emissores como o ClickNotas, que automatizam o processo, reduzem riscos e integram com seu ERP ou contador com facilidade.

Com a base certa, emitir nota de remessa deixa de ser uma dor de cabeça e passa a ser uma tarefa simples, segura e estratégica.