Nota fiscal para exportação: passo a passo para PMEs que vendem para fora do Brasil

Para muitas micro e pequenas empresas brasileiras, conquistar mercados no exterior é uma excelente oportunidade de crescimento. No entanto, exportar não é apenas enviar um produto para fora do país — envolve uma série de procedimentos fiscais e legais que precisam ser seguidos à risca.

Entre os mais importantes está a emissão correta da nota fiscal de exportação, documento essencial para comprovar a operação, garantir a isenção de tributos e liberar a mercadoria na alfândega.

Embora a nota fiscal de exportação siga o mesmo modelo da NF-e tradicional, ela exige configurações específicas, como o uso de CFOPs próprios, informações detalhadas sobre o comprador internacional e a correta integração com o sistema da Receita Federal.

O que é uma nota fiscal de exportação?

A nota fiscal de exportação é um tipo específico de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) utilizada por empresas brasileiras para registrar formalmente a venda de produtos ou serviços destinados a outros países.

Ela é uma exigência legal para que a transação seja considerada válida tanto no Brasil quanto perante as autoridades aduaneiras internacionais, sendo também fundamental para o cumprimento das obrigações fiscais e para a obtenção de benefícios tributários.

Mesmo sendo tecnicamente uma NF-e, sua emissão exige atenção a regras específicas, como o uso de códigos fiscais adequados, detalhamento completo da operação e a correta vinculação com os sistemas da Receita Federal.

Documento fiscal obrigatório para transações internacionais

A nota fiscal de exportação é obrigatória para qualquer operação de saída de mercadorias do Brasil com destino ao exterior, independentemente do porte da empresa.

Além de servir como registro fiscal da operação, ela é também um documento indispensável para o embarque da mercadoria e para a geração da Declaração Única de Exportação (DU-E) — documento oficial que consolida todas as informações necessárias para o despacho aduaneiro e liberação da carga.

Sem a NF-e de exportação corretamente emitida, a operação não pode ser processada pelo Portal Único Siscomex, o que pode acarretar retenção na alfândega, multas ou perda de benefícios fiscais como a isenção de tributos.

Normas da Receita Federal e da Sefaz

A emissão da nota fiscal de exportação precisa estar alinhada com dois conjuntos de exigências:

• Receita Federal do Brasil (RFB): responsável por regulamentar o processo de exportação e assegurar que as operações estejam dentro dos parâmetros legais internacionais. A NF-e deve conter informações detalhadas sobre a mercadoria, país de destino, NCM, valor FOB, moeda da transação e dados do importador. Essas informações são posteriormente integradas à DU-E, que substituiu os antigos RE e DI como base documental da exportação.
• Secretarias da Fazenda (SEFAZ) estaduais: cada unidade da federação valida a nota emitida pela empresa exportadora. Para isso, é necessário utilizar CFOPs específicos da série 7.000, que indicam operações de saída para o exterior, bem como aplicar corretamente os Códigos de Situação Tributária (CST) que refletem isenção ou não incidência de tributos como ICMS, IPI, PIS e COFINS.

Cumprir rigorosamente essas normas evita atrasos logísticos, problemas com a Receita Federal e garante que a empresa possa aproveitar incentivos fiscais previstos para quem exporta regularmente.

Requisitos fiscais para exportar com NF-e

Emitir uma nota fiscal de exportação exige atenção a aspectos fiscais específicos que diferem significativamente das notas usadas em vendas no mercado interno.

Isso inclui o enquadramento correto em termos de isenções tributárias, a utilização de códigos fiscais específicos, e o alinhamento da operação com a legislação federal e estadual.

Esses requisitos não são apenas burocráticos — eles garantem que sua empresa aproveite benefícios legais importantes, como a não tributação de impostos federais e estaduais, além de evitar erros que podem levar à rejeição da nota ou problemas no processo de despacho aduaneiro.

Isenção de ICMS, IPI, PIS e COFINS

A Constituição Federal, o Regulamento do IPI e diversas normas da Receita Federal preveem a isenção de tributos em operações de exportação. Isso significa que, quando corretamente enquadrada, a nota fiscal de exportação não deve conter cobrança de:

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): isento conforme o artigo 3º da LC 87/96;
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): isenção garantida para produtos nacionais enviados ao exterior (art. 39 do RIPI/2010);
• PIS e COFINS: alíquota zero em exportações, conforme a Lei 10.637/2002 e a Lei 10.833/2003.

É fundamental que o emitente selecione corretamente o CST (Código de Situação Tributária) correspondente à isenção ou à alíquota zero, evitando o recolhimento indevido desses tributos. Essa configuração também precisa ser coerente com a finalidade da nota e o destino internacional da operação.

CFOP e CST específicos para exportação

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) define a natureza da operação. No caso da exportação, é obrigatório utilizar códigos da série 7.000, como:

• 7.101 – Venda de produção própria para o exterior;
• 7.102 – Venda de mercadoria adquirida de terceiros;
• 7.127 – Venda por conta e ordem de terceiro, no regime de Drawback;
• 7.501 – Remessa para formação de lote de exportação;
• 7.949 – Outras operações de exportação.

Já os Códigos de Situação Tributária (CST) devem indicar isenção, não incidência ou alíquota zero. Isso varia conforme o imposto (ICMS, IPI, PIS e COFINS) e o regime tributário da empresa.

A combinação correta de CFOP e CST é essencial para garantir a conformidade fiscal e a posterior aceitação da nota pela Receita Federal.

Empresas do Simples Nacional, por exemplo, precisam preencher corretamente o CSOSN (Código de Situação do Simples Nacional) com opções como 300 (imune) ou 400 (não tributada), dependendo do tipo de produto e da operação.

Leia também: “PIS e COFINS: eles são importantes para quem emite nota fiscal?”

Como preencher corretamente uma NF-e de exportação

A emissão correta de uma nota fiscal eletrônica de exportação envolve muito mais do que preencher dados básicos. Por se tratar de uma operação internacional, a atenção aos detalhes é essencial para que a nota seja aceita tanto pela SEFAZ estadual quanto pelos sistemas da Receita Federal e do Portal Único de Comércio Exterior (Siscomex). A seguir, destacamos os principais pontos que merecem cuidado no preenchimento.

Informações do importador e local de entrega

Um dos primeiros passos na emissão de uma NF-e de exportação é o preenchimento correto dos dados do importador estrangeiro, que deve ser informado no campo de destinatário da nota. Como se trata de uma empresa ou pessoa física localizada fora do Brasil, os seguintes pontos devem ser considerados:

• País de destino: utilize o código ISO correspondente (ex.: “US” para Estados Unidos, “DE” para Alemanha);
• Identificação fiscal: normalmente, o campo CNPJ é deixado em branco, mas deve-se preencher o campo de identificação estrangeira (ID do exterior), caso o sistema emissor permita;
• Endereço completo do destinatário: incluindo cidade, estado/província, país e CEP internacional, se houver;
• Local de entrega/embarque: é obrigatório indicar o local onde a mercadoria será embarcada, como o porto, aeroporto ou fronteira terrestre. Esse dado é importante para fins logísticos e aduaneiros e deve ser coerente com o plano logístico da exportação.

Uso de campos específicos para operação internacional

Além dos dados básicos, a NF-e de exportação exige o preenchimento de campos especializados, que não estão presentes em uma nota de venda interna:

• CFOP: como já citado, é essencial utilizar um código da série 7.000, que representa operações de saída para o exterior;
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): obrigatório e deve conter 8 dígitos, sendo crucial para a classificação fiscal da mercadoria;
• Unidade de medida tributável e comercial: se forem diferentes, ambas devem ser corretamente indicadas nos campos uCom, qCom, uTrib e qTrib, com correspondência nas quantidades e nos valores totais;
• Valor da operação: informe o valor FOB (Free On Board), que representa o custo da mercadoria entregue no ponto de embarque sem incluir frete e seguros adicionais;
• Moeda estrangeira e taxa de conversão: em exportações com pagamento em moeda estrangeira, a nota deve incluir o tipo de moeda, a cotação do dia e o valor convertido em reais.

Esses dados também serão utilizados para gerar automaticamente a DU-E, documento que consolida as informações fiscais, comerciais e logísticas no processo de exportação.

A precisão no preenchimento desses campos não apenas garante a aceitação da nota pelas autoridades fiscais, como também evita atrasos no embarque, penalidades e a necessidade de retificação posterior, o que pode gerar custos e comprometer o relacionamento com o cliente no exterior.

Como evitar erros comuns em NF-e de exportação

A exportação envolve uma cadeia de documentos fiscais e aduaneiros interligados. Qualquer erro na emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) pode causar atrasos logísticos, impedimentos na liberação da carga, multas e até mesmo a perda da isenção de tributos. Por isso, conhecer os erros mais frequentes e saber como evitá-los é essencial para garantir a fluidez e a conformidade da operação.

Preenchimento incorreto de CFOP

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) identifica o tipo de operação realizada. No caso das exportações, ele indica que a mercadoria está saindo do território nacional, e qualquer erro nesse campo pode comprometer a finalidade da nota.

Erros comuns:

• Utilizar CFOPs da série 5.000 ou 6.000 (usados para vendas internas e interestaduais);
• Informar um CFOP genérico que não condiz com o tipo de exportação (por exemplo, confundir 7.101 com 7.102).

Como evitar:

• Verifique o CFOP correto conforme a natureza da operação:
  • 7.101: venda de produção própria para o exterior;
  • 7.102: venda de mercadoria adquirida de terceiros;
  • 7.501: remessa para formação de lote de exportação (exportação indireta);
• Consulte seu contador ou o regulamento fiscal estadual para confirmar o enquadramento adequado.

Falta de informações obrigatórias ou tributação indevida

Muitas notas fiscais de exportação são rejeitadas ou precisam ser canceladas por omissão de dados essenciais ou aplicação indevida de tributos que deveriam ser isentos.

Erros comuns:

• Não informar o local de embarque ou o endereço completo do importador;
• Omitir o código do país de destino;
• Preencher a nota com alíquotas de ICMS, IPI, PIS ou COFINS, mesmo quando há isenção prevista em lei.

Como evitar:

• Preencha todos os campos relacionados ao importador estrangeiro, mesmo que ele não tenha CNPJ;
• Utilize os CSTs (Códigos de Situação Tributária) que correspondem à não incidência ou isenção para exportações;
• Certifique-se de que o valor da operação está expresso corretamente em reais e, quando necessário, também na moeda estrangeira;
• Use um sistema emissor de NF-e confiável, atualizado com as regras da Receita Federal e da SEFAZ.

Evitar esses erros significa ganhar tempo, reduzir custos operacionais e garantir que sua empresa se mantenha competitiva e em conformidade ao atuar no comércio exterior.