CFOP 5403: venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto

O CFOP 5403 é um dos códigos fiscais mais utilizados por empresas que atuam no comércio de mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária (ICMS-ST). Ele se aplica em operações realizadas dentro do estado, quando o contribuinte assume a responsabilidade pelo recolhimento antecipado do imposto devido em toda a cadeia.

Para compreender a correta aplicação desse CFOP, é fundamental analisar seu enquadramento legal, suas particularidades no processo de emissão de notas fiscais e o impacto que pode gerar na escrituração fiscal.

Neste guia completo, você vai entender o que significa, como relacionar o código com a substituição tributária (ST), as diferenças entre contribuinte substituto e substituído, exemplos práticos de utilização, procedimentos corretos para emissão da nota fiscal e dúvidas frequentes e erros comuns que devem ser evitados na aplicação do CFOP 5403.

O que é o CFOP 5403

O CFOP 5403 pertence à tabela oficial de Códigos Fiscais de Operações e Prestações, definida pelo CONFAZ e utilizada em todo o território nacional.

Ele é um código específico que indica, no documento fiscal, que a empresa está realizando venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação sujeita ao ICMS-ST, atuando como contribuinte substituto.

Definição e enquadramento legal

De acordo com a tabela oficial de CFOPs, o 5403 está dentro do grupo de operações de saída de mercadorias de dentro do estado (códigos que iniciam com “5”), vinculadas à substituição tributária.

A descrição oficial é: “Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, em operação sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto” e cada número possui um significado:

• 5: Indica que a operação é uma saída interna, ou seja, dentro do mesmo estado.
• 4: Representa o grupo de vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros.
• 03: Refere-se à venda de mercadoria sujeita à substituição tributária, na qual a empresa atua como contribuinte substituto.

Esse código é aplicável em conformidade com a Lei Kandir (Lei Complementar nº 87/1996) e com os regulamentos estaduais do ICMS. Na prática, a legislação estadual detalha quais produtos estão sujeitos ao regime de substituição tributária e quando o contribuinte assume o papel de substituto tributário.

Relação com substituição tributária (ICMS-ST)

O ICMS-ST é um regime de tributação que transfere a responsabilidade pelo recolhimento do imposto de toda a cadeia de circulação de uma mercadoria para um único contribuinte, geralmente o primeiro da cadeia (indústria ou distribuidor).

No caso do CFOP 5403, esse contribuinte assume a posição de substituto tributário, ou seja, é quem antecipa o recolhimento do ICMS devido pelas operações subsequentes.
Isso garante maior eficiência na arrecadação e reduz a evasão fiscal, mas exige atenção redobrada do emissor da nota fiscal.

Isso também significa que caso a sua empresa não atue como substituto tributário o CFOP 5403 não é para você e pode causar erros.

Saiba mais em: “Substituição tributária: o que sua empresa precisa saber para emitir corretamente”.

Diferença entre contribuinte substituto e substituído

• Contribuinte substituto: é quem recolhe o ICMS-ST antecipadamente, antes da circulação da mercadoria até o consumidor final. Exemplo: indústria ou distribuidora.
• Contribuinte substituído: é quem adquire a mercadoria já com o imposto retido, sem obrigação de recolher novamente. Exemplo: lojista varejista.

O CFOP 5403 deixa claro que a empresa que utiliza esse código é o contribuinte substituto, responsável pelo recolhimento e pelo destaque correto na nota fiscal.

Leia também: “Como calcular o ICMS?”

Quando aplicar o CFOP 5403

Saber quando utilizar o CFOP 5403 é essencial para evitar erros de escrituração, multas e autuações fiscais. Esse código deve ser utilizado em operações específicas.

Vendas de mercadorias sujeitas à ST

O CFOP 5403 se aplica a produtos listados em protocolos ou convênios de substituição tributária firmados pelo CONFAZ e pelos estados. Alguns exemplos:

• Bebidas alcoólicas (cervejas, refrigerantes, energéticos).
• Produtos de higiene e limpeza.
• Autopeças e acessórios.
• Medicamentos e produtos farmacêuticos.
• Materiais de construção.

Sempre que a mercadoria estiver sujeita ao ICMS-ST e a empresa for responsável pelo recolhimento, deve-se aplicar esse CFOP.

Operações em que a empresa atua como contribuinte substituto

A aplicação correta depende da posição da empresa na cadeia de circulação. Se a empresa figura como responsável pelo recolhimento antecipado do ICMS-ST, o CFOP 5403 deve ser informado.

Isso geralmente ocorre com indústrias, importadores ou distribuidores que comercializam mercadorias sujeitas ao regime.

Exemplos práticos de utilização

1. Distribuidora de bebidas vende refrigerantes para um supermercado dentro do mesmo estado. Como a distribuidora é responsável pelo ICMS-ST, a operação é classificada com CFOP 5403.
2. Indústria farmacêutica comercializa medicamentos para uma rede de drogarias. Como os produtos estão sujeitos à ST e a indústria é substituta tributária, aplica-se o CFOP 5403.
3. Atacadista de autopeças vende componentes para oficinas mecânicas. Sendo substituto tributário, ele utiliza o CFOP 5403 para registrar a saída.

Como emitir nota fiscal com CFOP 5403

Emitir a nota fiscal corretamente é crucial para atender às exigências fiscais e evitar autuações. O CFOP 5403 exige atenção especial em alguns pontos.

Destaque do ICMS-ST na nota fiscal

Na emissão da NF-e, devem constar os seguintes elementos:

• CFOP 5403 no campo próprio.
• Informar a base de cálculo do ICMS-ST.
• Destacar o valor do ICMS retido por substituição tributária.
• Preencher os campos correspondentes a MVA (Margem de Valor Agregado) quando aplicável.
• Indicar a alíquota do imposto e o valor retido.

Essas informações são necessárias para garantir clareza e comprovar que o imposto foi devidamente recolhido.

Cuidados no preenchimento para evitar autuações

Alguns cuidados essenciais:

1. Conferir se a mercadoria está realmente sujeita à ST no estado de origem.
2. Verificar se a empresa figura como substituta tributária.
3. Evitar divergências entre nota fiscal, GNRE (quando houver recolhimento interestadual) e escrituração fiscal.
4. Preencher corretamente CST (Código de Situação Tributária) e demais campos relacionados ao ICMS.

Escrituração fiscal correta no SPED

Além da emissão da nota, o CFOP 5403 deve ser corretamente escriturado no SPED Fiscal (EFD-ICMS/IPI).

• Registrar a operação na escrituração de saída.
• Informar o valor da base de cálculo, do ICMS próprio e do ICMS-ST.
• Garantir que as informações coincidam com os documentos fiscais emitidos.

A consistência entre NF-e, SPED e relatórios contábeis é fundamental para manter a conformidade.

Perguntas frequentes sobre o CFOP 5403

O que significa o CFOP 5403 na prática?

Na prática, o CFOP 5403 indica que a empresa está realizando a venda de uma mercadoria adquirida de terceiros, sujeita à substituição tributária, e que ela é a responsável pelo recolhimento antecipado do ICMS-ST como contribuinte substituto.

Qual a diferença entre CFOP 5403 e CFOP 5405?

O CFOP 5403 é utilizado quando a empresa atua como contribuinte substituto. Já o 5405 se aplica às vendas de mercadorias adquiridas de terceiros em operação com substituição tributária quando a empresa é apenas contribuinte substituído, ou seja, não recolhe o ICMS-ST.

O CFOP 5403 gera direito a crédito de ICMS?

Normalmente, o ICMS-ST recolhido não gera direito a crédito para o contribuinte substituto nas operações subsequentes. O crédito só é permitido em hipóteses específicas previstas na legislação estadual, como devoluções ou ressarcimentos.

Quando devo utilizar o CFOP 5403 em vez de outros CFOPs de venda?

O CFOP 5403 deve ser utilizado apenas quando a venda é interna (dentro do estado), a mercadoria está sujeita à ST e a empresa figura como substituta tributária. Para operações interestaduais ou em outras condições, outros códigos podem ser aplicáveis.

Como dar entrada no CFOP 5403?

Para dar entrada em uma compra que veio com o CFOP 5403, use o CFOP de entrada, que é o 1403. Confira o passo a passo:

• Verifique qual é o tipo de nota fiscal que você recebeu: ela deve ter sido emitida com CFOP 5403 pelo remetente, indicando uma remessa para venda fora do estabelecimento;
• Utilize o CFOP correspondente na entrada (1403 ou 2403): se a nota veio de dentro do estado, use 1403. Mas, se a nota veio de fora do estado, use 2403.
• Você precisa informar os dados da nota original: na entrada, registre os dados da NF de remessa original. Isso ajuda na rastreabilidade da movimentação.
• Classifique corretamente os produtos no estoque: essa entrada representa um retorno de mercadoria que não foi vendida no local externo. Ela deve ser reincorporada ao estoque
• Não se esqueça da tributação: é padronizado que essa operação não envolve tributação, já que não há venda. Mesmo assim, confira tudo com seu emissor ou contador.

Leia também: “Nota fiscal para empresas de comércio: quais cuidados tomar com CFOP, NCM e tributação”.

Quais erros mais comuns devem ser evitados ao usar o CFOP 5403?

• Utilizar o CFOP 5403 quando a empresa não é substituta tributária.
• Não destacar o ICMS-ST corretamente.
• Preencher o CST de forma incorreta.
• Registrar a operação em CFOP equivocado (como 5102 ou 5405).
• Divergência entre NF-e e SPED.

Conclusão: CFOP 5403 garante conformidade em vendas com ST como contribuinte substituto

O CFOP 5403 é essencial para operações de venda de mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária quando a empresa atua como contribuinte substituto. Sua correta aplicação garante que o recolhimento do ICMS-ST seja realizado de forma adequada, evitando autuações fiscais e assegurando a conformidade tributária.

Ao entender seu enquadramento legal, aplicar corretamente nas notas fiscais e manter a escrituração alinhada no SPED, a empresa protege sua operação contra riscos fiscais e mantém um fluxo contábil organizado.

Por isso, dominar o CFOP 5403 é indispensável para indústrias, distribuidores e atacadistas que lidam diariamente com mercadorias sujeitas à substituição tributária.