Como emitir nota fiscal para produtos com ICMS-ST

Emitir uma nota fiscal corretamente já é uma responsabilidade importante para qualquer empresa. Quando falamos de produtos sujeitos ao regime de ICMS-ST (Substituição Tributária do ICMS), a complexidade aumenta — exigindo conhecimento técnico e atenção aos detalhes fiscais e legais.

O ICMS-ST é um modelo de tributação que antecipa a cobrança do imposto, alterando a responsabilidade de quem deve recolhê-lo. Muito comum no comércio de bebidas, cosméticos, autopeças e medicamentos, o regime exige um correto preenchimento da NF-e para evitar erros que podem resultar em autuações, multas e até bloqueio de operações.

Neste artigo, você vai entender o que é ICMS-ST, quando ele se aplica, como saber se um produto está sujeito ao regime, como preencher a nota fiscal eletrônica corretamente e qual a diferença entre contribuinte substituto e substituído. O objetivo é mostrar como emitir nota fiscal para produtos com ICMS-ST de forma segura, evitando erros fiscais e garantindo a conformidade com a legislação.

O que é ICMS-ST

O ICMS-ST é a sigla para Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – Substituição Tributária. Trata-se de uma modalidade especial de recolhimento do ICMS, aplicada a determinados produtos e setores da economia.

Nessa sistemática, o imposto que seria pago por cada empresa ao longo da cadeia de comercialização é antecipado e recolhido por um único contribuinte, geralmente o fabricante, importador ou distribuidor.

Esse modelo tem o objetivo de facilitar a fiscalização tributária e garantir a arrecadação do imposto, evitando perdas por sonegação ou inadimplência nas fases seguintes da cadeia de vendas. Por isso, é especialmente utilizado em setores com alta circulação de mercadorias e grande pulverização de contribuintes, como bebidas, cosméticos, autopeças e medicamentos.

A principal diferença entre o ICMS-ST e o ICMS tradicional é que, na substituição tributária, o imposto de toda a cadeia é concentrado no início da operação, reduzindo obrigações para os elos seguintes — que passam a ser considerados contribuintes substituídos.

Substituição Tributária

A Substituição Tributária (ST) é um regime tributário no qual a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS é “substituída” — ou seja, atribuída a um contribuinte diferente daquele que, em tese, realizaria o pagamento.

Na prática, isso significa que o fabricante ou importador (substituto tributário) recolhe o ICMS não só da sua operação, mas também das etapas futuras, como o atacado e o varejo. Os demais envolvidos apenas registram a nota fiscal com o imposto já retido, sem necessidade de recolhimento adicional.

Imagine um fabricante de refrigerantes que vende para um atacadista. Ele calcula e recolhe o ICMS correspondente ao valor presumido da venda final no varejo. Assim, quando o atacadista revender para o varejista, e este para o consumidor, não haverá novo recolhimento de ICMS, pois ele já foi antecipado.

Esse modelo é bastante utilizado em setores com alta rotatividade de produtos e complexidade de controle, tornando o processo mais eficiente tanto para o fisco quanto para as empresas.

Por que o ICMS-ST foi criado

O regime de Substituição Tributária foi criado com base em três grandes objetivos estratégicos da administração tributária:

1. Reduzir a sonegação fiscal: centralizar o recolhimento do imposto em empresas de maior porte e melhor estrutura reduz as chances de evasão fiscal nos níveis do varejo, onde a fiscalização é mais difícil.
2. Facilitar a fiscalização: com menos contribuintes diretamente responsáveis pelo recolhimento do ICMS, os fiscos estaduais conseguem otimizar sua estrutura de auditoria e controle tributário.
3. Aumentar a eficiência na arrecadação: o recolhimento antecipado do imposto evita a inadimplência e garante uma previsibilidade maior de receitas para os cofres estaduais, importante para o planejamento orçamentário dos estados.

Além disso, o ICMS-ST ajuda a uniformizar o recolhimento de tributos em cadeias complexas, onde há múltiplos intermediários. Ele também reduz o número de guias de pagamento, facilita a escrituração contábil e dá mais segurança jurídica ao processo de venda.

O ICMS-ST é previsto no artigo 150, § 7º da Constituição Federal e regulamentado por convênios do CONFAZ, como o Convênio ICMS 142/2018.

Quando o ICMS-ST é obrigatório

A obrigatoriedade de aplicar o ICMS-ST (Substituição Tributária) não depende exclusivamente do tipo de operação, mas de uma combinação de fatores definidos pela legislação estadual, como o tipo de produto comercializado, o perfil do contribuinte e a localização do remetente e destinatário.

De modo geral, o ICMS-ST é obrigatório nas operações com produtos ou serviços expressamente listados pelos estados em convênios, protocolos ou legislações internas, especialmente quando a operação envolve contribuintes localizados em estados diferentes.

Além disso, a aplicação da substituição tributária está vinculada a três pilares principais:

1. A mercadoria deve estar listada como sujeita ao regime de ST;
2. O remetente deve ser responsável pelo recolhimento (substituto tributário);
3. Deve existir legislação estadual (ou acordo interestadual) que regulamente a cobrança na operação.

A obrigatoriedade é mais comum em setores com larga cadeia de distribuição, grande volume de vendas e risco elevado de sonegação, como combustíveis, bebidas alcoólicas, cosméticos, medicamentos, materiais de construção, entre outros.

Produtos sujeitos à substituição tributária

Os produtos sujeitos ao ICMS-ST são definidos com base em sua classificação fiscal, identificada pelo código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e pelo código CEST (Código Especificador da Substituição Tributária). Esses códigos são utilizados para determinar se a mercadoria faz parte da lista de bens tributados antecipadamente.

Entre os principais produtos sujeitos à substituição tributária, podemos citar:

• Medicamentos e produtos farmacêuticos
• Autopeças e componentes automotivos
• Cosméticos, perfumes e produtos de higiene pessoal
• Bebidas alcoólicas, refrigerantes e água mineral
• Produtos de limpeza
• Cigarros e derivados do tabaco
• Materiais elétricos, de construção e ferragens

Cada um desses segmentos possui regras específicas e, em muitos casos, índices de valor agregado (IVA-ST) definidos por protocolo ou convênio do CONFAZ, que impactam diretamente na formação da base de cálculo do ICMS-ST.

Antes de emitir uma nota fiscal com ICMS-ST, verifique se o produto possui código CEST vinculado ao NCM, e se o seu estado (ou o do destinatário) adotou a substituição tributária para esse item.

Regras estaduais e segmentação por setor

Embora o ICMS seja um imposto de competência estadual, a aplicação do ICMS-ST é regida por uma combinação de legislações estaduais e acordos interestaduais, como convênios e protocolos do CONFAZ. Por isso, a obrigatoriedade e os detalhes operacionais podem variar bastante entre os estados brasileiros.

Exemplos de variação estadual:

• Um produto pode estar sujeito ao ICMS-ST em São Paulo, mas não no Paraná, a depender da legislação vigente.
• Mesmo com o mesmo NCM e CEST, dois estados podem aplicar diferentes índices de MVA (Margem de Valor Agregado), impactando o valor do imposto a ser retido.
• Alguns estados exigem cadastro específico do substituto tributário ou inscrição estadual especial para operações interestaduais.

Além disso, o ICMS-ST costuma ser organizado por segmentos econômicos, com tratamentos específicos para cada setor. A segmentação por setor facilita a fiscalização e garante maior precisão no cálculo da base de retenção. Entre os principais grupos, temos:

• Protocolos setoriais para combustíveis (CONFAZ 110/2007, por exemplo)
• Convênios para autopeças (ex.: CONFAZ 132/1992)
• Segmentos de bebidas (ex.: CONFAZ 53/2007)
• Material de construção (ex.: protocolo ICMS 41/2008)

Atenção para operações interestaduais

Nas vendas para fora do estado, a ST só será aplicada se houver acordo entre os estados envolvidos (protocolo ICMS) e se o remetente for contribuinte substituto habilitado. Caso contrário, o ICMS-ST não será aplicado, e o destinatário poderá ser o responsável pelo recolhimento.

Item	Ação necessária
NCM e CEST	Consultar vinculação no portal da Receita e CONFAZ
Protocolo ou Convênio vigente	Verificar se o estado adotou regime para o produto
Perfil do contribuinte	Checar se é substituto tributário ou substituído
Operação interestadual	Avaliar se há protocolo entre origem e destino

Leia também (breve): “Nota fiscal nacional: o que é?”

Como saber se um produto tem ICMS-ST

Identificar se um produto está sujeito ao regime de ICMS-ST é uma etapa indispensável antes da emissão da nota fiscal. Isso evita erros fiscais, autuações e o recolhimento incorreto do imposto.

A substituição tributária não depende apenas do tipo de mercadoria, mas da combinação entre o NCM, o CEST e a legislação estadual vigente.

Em resumo: não é suficiente saber o que é o ICMS-ST, é preciso saber como consultar corretamente as informações fiscais vinculadas ao produto, respeitando as exigências específicas do estado de origem e destino da mercadoria.

Consulta de NCM e CEST

Para saber se um produto é tributado via substituição tributária, o primeiro passo é consultar o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e o CEST (Código Especificador da Substituição Tributária). Esses dois códigos são fundamentais para o enquadramento fiscal.

1. Verificação do NCM

O NCM é um código de oito dígitos que classifica mercadorias de acordo com o padrão do Mercosul. Ele é utilizado para fins de tributação, controle estatístico e aduaneiro.

Você pode consultar a tabela oficial de NCM:

• No site da Receita Federal;
• Na Tabela TIPI da Receita;
• Ou utilizando sistemas de gestão fiscal que automatizam essa leitura.

Atenção: um erro no NCM pode levar à tributação incorreta, retenção indevida ou omissão de impostos.

2. Verificação do CEST

O CEST foi criado para padronizar a identificação de mercadorias sujeitas à substituição tributária em todo o território nacional. Ele está vinculado ao NCM e identifica se a mercadoria pode ser tributada antecipadamente via ICMS-ST.

Você pode consultar o código CEST:

• Na Tabela CEST oficial, disponibilizada pelo CONFAZ;
• No “Guia da CEST”, com explicações por segmento e categoria;
• Em softwares fiscais ou diretamente nos portais das secretarias estaduais da fazenda.

O CEST é composto por 7 dígitos e está segmentado por grupos de mercadorias, como:

• Autopeças
• Cosméticos e perfumaria
• Produtos alimentícios
• Medicamentos
• Materiais de construção
• Eletrodomésticos, entre outros

3. Cruzamento entre NCM, CEST e legislação estadual

Mesmo que um produto tenha NCM e CEST vinculados, a substituição tributária só será aplicada se o estado de origem e o de destino tiverem acordo vigente (protocolo ou convênio).

Por isso, é necessário cruzar as informações:

• Verifique se o NCM está relacionado ao CEST;
• Consulte se o estado de origem adota o ICMS-ST para essa mercadoria;
• Em caso de operação interestadual, veja se há protocolo firmado entre os estados envolvidos.

Por exemplo, imagine um revendedor de cosméticos em SP vendendo para MG:

• O produto tem NCM 3304.99.10 (maquiagem);
• O CEST correspondente é 20.014.00;
• Ambos os estados adotam o ICMS-ST para essa categoria, com base no Protocolo ICMS 85/2011;
• Resultado: a empresa paulista (remetente) é obrigada a calcular e recolher o ICMS-ST na NF-e.

Saber se um produto está sujeito ao ICMS-ST exige mais do que reconhecer seu nome comercial. É um processo que passa pela classificação técnica correta via NCM, pela verificação do CEST, e pelo entendimento da legislação estadual vigente.

Ao dominar esses passos, você evita autuações, erros de cálculo e garante o cumprimento das obrigações fiscais de forma precisa e segura.

Saiba mais sobre o assunto em: “O Guia da CEST“ e “NCM: o que é, para que serve e tabela”.

Como preencher corretamente a NF-e com ICMS-ST

Preencher uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que contenha ICMS-ST exige atenção a detalhes técnicos e legais. A correta aplicação dos códigos fiscais, alíquotas e campos obrigatórios é o que garante que a substituição tributária seja apurada e recolhida de forma válida, evitando autuações e erros operacionais.

Além do NCM e do CEST, o preenchimento adequado da NF-e exige o uso correto dos códigos CST, CFOP, além do cálculo preciso da base de cálculo e do valor do imposto retido por substituição.

A seguir, detalhamos como realizar esse preenchimento com segurança.

CST, CFOP e campos obrigatórios

A emissão de uma NF-e com ICMS-ST requer o preenchimento de campos fiscais específicos que identificam a natureza da operação e como o imposto está sendo tratado. Veja os principais:

CST (Código de Situação Tributária)

O CST identifica a forma de tributação do ICMS sobre a operação. Para ICMS-ST, os códigos mais utilizados são:

• 10 – Tributada com cobrança do ICMS por substituição tributária;
• 30 – Isenta ou não tributada com cobrança do ICMS-ST;
• 60 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (uso comum em revendas).

A escolha do CST incorreto pode invalidar a operação e gerar rejeições na nota ou problemas em fiscalizações.

CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)

O CFOP define o tipo de movimentação de mercadoria (compra, venda, transferência etc.), e deve indicar claramente quando há incidência de ICMS-ST.

Exemplos de CFOPs para ICMS-ST:

• 5401 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao ICMS-ST, dentro do estado;
• 6401 – Venda de mercadoria sujeita ao ICMS-ST para fora do estado.

O CFOP deve refletir se a operação é interna ou interestadual, e se o contribuinte é substituto ou substituído.

Campos obrigatórios no XML da NF-e

Alguns campos são obrigatórios para configurar corretamente o ICMS-ST na nota fiscal:

• vBCST: valor da base de cálculo do ICMS-ST;
• pICMSST: alíquota do ICMS-ST;
• vICMSST: valor do ICMS retido por substituição;
• motDesICMS: motivo da desoneração do ICMS, se aplicável;
• CST e CFOP, como mencionado acima;
• Código do produto (NCM) e CEST.

Atenção: a ausência de qualquer um desses campos pode gerar rejeição da nota no momento da transmissão.

Base de cálculo e valor do imposto retido

O cálculo do ICMS-ST não é baseado apenas no valor da mercadoria, mas sim em uma série de elementos que compõem a base de cálculo ajustada. Veja como apurar corretamente.

1. Definição da Base de Cálculo (vBCST)

A base de cálculo do ICMS-ST considera o valor do produto acrescido de:

• Margem de Valor Agregado (MVA);
• Frete;
• Seguro;
• Outras despesas acessórias;
• Tributos incidentes (se houver).

A fórmula básica é:

vBCST = (Valor do produto + acréscimos) × (1 + MVA)

A MVA (margem de valor agregado) é definida por convênios ou protocolos estaduais, podendo variar conforme o produto e os estados envolvidos.

2. Cálculo do valor do ICMS-ST (vICMSST)

Com a base de cálculo definida, o valor do ICMS-ST é calculado aplicando-se a alíquota do ICMS sobre essa base:

vICMSST = vBCST × Alíquota do ICMS

Se o remetente já tiver recolhido ICMS próprio, o valor deve ser subtraído do resultado:

vICMSST final = (vBCST × Alíquota) – ICMS próprio

Esse valor (vICMSST) é o que será destacado no campo específico da NF-e e recolhido antecipadamente.

Exemplo: Venda interna com ICMS-ST
Produto: R$ 1.000,00
MVA: 40%
Alíquota do ICMS: 18%

Cálculo:

vBCST = 1.000 × 1,40 = R$ 1.400,00

vICMSST = 1.400 × 18% = R$ 252,00

Esse valor será destacado na nota fiscal como ICMS retido por substituição.

Exemplo: Venda interestadual
Produto: R$ 800,00
MVA: 30%
ICMS do remetente: 12%
CMS do destino: 18%

Cálculo:

vBCST = 800 × 1,30 = R$ 1.040,00

ICMS ST = (1.040 × 18%) – (800 × 12%) = R$ 187,20 – R$ 96,00 = R$ 91,20

Se aprofunde no assunto: “Nota fiscal para empresas de comércio: quais cuidados tomar com CFOP, NCM e tributação”.

Diferenças entre contribuinte substituto e substituído

Compreender a diferença entre contribuinte substituto e contribuinte substituído é essencial para o correto cumprimento das obrigações fiscais relacionadas ao ICMS-ST (Substituição Tributária).

A responsabilidade pelo recolhimento do imposto muda conforme o papel da empresa na cadeia de circulação da mercadoria, e isso impacta diretamente na emissão da nota fiscal, no recolhimento do ICMS-ST e nas obrigações acessórias.

A seguir, explicamos quem é quem nesse processo tributário e como essas responsabilidades se aplicam na prática.

Obrigações e responsabilidades de cada parte

Contribuinte Substituto Tributário

O contribuinte substituto é aquele responsável por reter e recolher o ICMS-ST no início da cadeia de comercialização, normalmente o fabricante, importador ou industrial, que vende para um revendedor ou distribuidor.

Responsabilidades principais:

• Calcular corretamente o ICMS-ST com base na MVA (Margem de Valor Agregado) e nas alíquotas estaduais;
• Recolher o imposto antecipadamente, antes da mercadoria chegar ao varejo;
• Informar o ICMS-ST retido nos campos apropriados da NF-e (vBCST, vICMSST etc.);
• Enviar o produto já com o ICMS-ST recolhido para os demais contribuintes da cadeia;
• Preencher corretamente os campos de CST = 10 ou 60 (dependendo do tipo de operação);
• Emitir guias de recolhimento (GARE, GNRE ou similares) nos prazos definidos por cada estado;
• Entregar obrigações acessórias, como SPED Fiscal e declarações estaduais.

O substituto funciona como uma “ponte” entre o fisco e os demais elos da cadeia, repassando os tributos de forma antecipada e concentrada.

Contribuinte Substituído Tributário

O contribuinte substituído é aquele que recebe a mercadoria com o ICMS-ST já recolhido pelo substituto, e por isso não precisa destacar nem recolher o imposto novamente na etapa da venda.

Responsabilidades principais:

• Validar se o ICMS-ST foi corretamente destacado na nota recebida;
• Utilizar o CST 60 na nota de revenda, indicando que o imposto já foi pago anteriormente por substituição;
• Não recolher novamente o ICMS-ST, apenas o ICMS próprio se a operação não for coberta pela ST;
• Preencher corretamente os campos da NF-e, informando que o imposto já foi retido anteriormente;
• Manter em seus arquivos a documentação fiscal do substituto para comprovar o recolhimento;
• Atender obrigações acessórias (SPED Fiscal, EFD-ICMS, DIME ou equivalentes) conforme exigência do estado.

O substituído precisa de atenção especial à conferência dos documentos fiscais, já que ele é corresponsável pelo correto lançamento das informações, mesmo não sendo o responsável direto pelo recolhimento do ICMS-ST.

Conclusão: dominar o ICMS-ST evita erros fiscais e multas

Emitir corretamente uma nota fiscal com ICMS-ST exige atenção a uma série de detalhes: desde a verificação se o produto está sujeito à substituição tributária, passando pelo correto preenchimento de CST, CFOP, NCM e CEST, até o cálculo da base de ICMS-ST e o entendimento das responsabilidades envolvidas.

Compreender as diferenças entre contribuinte substituto e substituído, bem como aplicar corretamente a legislação específica de cada estado, é o que garante que sua empresa esteja em conformidade com o fisco, evitando multas, glosas, autuações e retrabalho contábil.

Ao dominar os conceitos e a prática da substituição tributária, você aumenta a eficiência fiscal do seu negócio, melhora a precisão na emissão de notas fiscais e contribui para uma gestão tributária mais estratégica.

Se você quer evitar erros, retrabalho e multas no preenchimento de notas fiscais com ICMS-ST, conte com o apoio de soluções como o ClickNotas, que automatiza o processo com precisão, mantendo sua empresa em conformidade com a legislação vigente.