Obrigações acessórias: o que muda e quando muda com a Reforma Tributária

A Reforma Tributária aprovada pela Emenda Constitucional promete transformar radicalmente o sistema de tributos no Brasil. Mais do que extinguir e substituir impostos, a proposta traz um impacto direto na rotina fiscal das empresas, especialmente nas chamadas obrigações acessórias.

Atualmente, o excesso de declarações, sistemas e exigências distintas entre União, Estados e Municípios gera retrabalho, custo elevado de conformidade e risco de autuações por falhas operacionais. Nesse cenário, a Reforma propõe simplificar, unificar e digitalizar essas obrigações, com a expectativa de aliviar a carga burocrática sobre empresas de todos os portes.

Mas, afinal, o que realmente muda nas obrigações acessórias com a Reforma? Quando essas mudanças passam a valer? E o que as empresas devem fazer agora para se preparar?

O que a Reforma Tributária prevê para obrigações acessórias

A Reforma Tributária, promulgada por meio da Emenda Constitucional nº 132/2023, não se limita à reestruturação de tributos. Um de seus objetivos centrais, e menos comentado fora dos meios técnicos, é a redução da complexidade do cumprimento das obrigações acessórias, que hoje representa um dos maiores custos operacionais para empresas no Brasil.

Atualmente, o sistema exige que os contribuintes enviem diversas obrigações acessórias diferentes, com layouts específicos, prazos distintos e regras que variam conforme o ente federativo (União, estados e municípios).

Simplificação e unificação gradual

Um dos principais objetivos da Reforma é reduzir a complexidade do cumprimento das obrigações acessórias, que hoje representam uma grande parte do tempo e do custo da gestão tributária no Brasil.

Atualmente, uma empresa pode ter que preencher e entregar dezenas de declarações distintas, com regras diferentes para cada tributo e ente federativo.

Com a criação dos novos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), haverá também a substituição gradual das obrigações acessórias atuais por modelos mais simples, padronizados e digitais.

A proposta prevê:

• Declarações unificadas, com informações fiscais consolidadas em uma única entrega;
• Plataformas digitais centralizadas, com integração entre Receita Federal, estados e municípios;
• Eliminação de sobreposições entre declarações federais, estaduais e municipais.

Essa unificação promete melhorar a fluidez dos processos fiscais e dar mais previsibilidade à rotina tributária das empresas, principalmente as de médio e grande porte que operam em múltiplos estados e municípios.

Promessa de redução do custo de conformidade

Segundo dados do Banco Mundial (Doing Business), o Brasil lidera o ranking de países com maior número de horas gastas para cumprir obrigações fiscais: cerca de 1.500 horas por ano por empresa. Isso representa um custo altíssimo, especialmente para pequenas empresas que não contam com equipes tributárias robustas.

Com a Reforma, espera-se que a padronização dos processos fiscais e o uso de tecnologia integrada tragam uma redução expressiva nesse custo de conformidade.

Na prática, isso significa:

• Menos tempo gasto com conferência e preenchimento de declarações;
• Redução de inconsistências e retrabalho entre diferentes sistemas fiscais;
• Mais automatização e controle digital, com foco na qualidade da informação.

Ainda que a transição demande ajustes e adaptações, o cenário futuro tende a ser mais favorável para quem busca eficiência e conformidade fiscal com menos burocracia.

Leia também: “Reforma Tributária: saiba quais impostos serão extintos e quais os substituirão”.

O papel do IBS e CBS na simplificação

A criação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) é o ponto central da Reforma Tributária, e ambos os tributos têm uma missão dupla: simplificar a cobrança de impostos e facilitar a forma como as empresas prestam contas ao Fisco.

Enquanto o IBS substitui ICMS (estadual) e ISS (municipal), a CBS reunirá PIS e COFINS (federais) em um único imposto. Essa reformulação traz consigo novos modelos de declaração, arrecadação e escrituração fiscal, que tendem a impactar profundamente as obrigações acessórias de todo o sistema empresarial brasileiro.

Declarações unificadas

Uma das maiores promessas da Reforma é a unificação das obrigações acessórias, permitindo que as informações fiscais sejam prestadas em formato padronizado e único, tanto para a CBS quanto para o IBS.

Isso representa uma mudança radical se comparado ao modelo atual, onde:

• Tributos diferentes exigem declarações separadas;
• Cada estado pode adotar regras próprias de ICMS;
• Municípios têm exigências distintas para o ISS.

Com a CBS e o IBS, a ideia é que as empresas não precisem mais replicar os mesmos dados em múltiplas obrigações acessórias. Em vez disso, um único envio eletrônico poderá atender às exigências da Receita Federal, dos estados e dos municípios, reduzindo:

• Redundâncias de informação;
• Possibilidades de erro;
• Retrabalho fiscal e contábil.

Essa padronização também facilita o desenvolvimento de sistemas fiscais integrados (como ERPs), reduzindo a complexidade tecnológica enfrentada pelas empresas.

Arrecadação centralizada pelo Comitê Gestor

Outro aspecto relevante na simplificação das obrigações acessórias é a criação de um Comitê Gestor Nacional do IBS, que será responsável por:

• Receber a arrecadação do imposto;
• Distribuir a receita automaticamente entre estados e municípios;
• Definir regras operacionais padronizadas para a apuração e declaração do tributo.

Na prática, isso significa que o contribuinte não precisará lidar com as exigências separadas de cada ente da federação. Mesmo que a empresa atue em vários estados ou municípios, a apuração do IBS será única, centralizada e com uma só obrigação acessória entregue digitalmente.

Para a CBS, o mesmo princípio será adotado: será declarada à Receita Federal em sistema próprio, com base em escrituração unificada e digital, similar ao modelo de apuração do IVA adotado em diversos países.

Entenda mais sobre os novos tributos em: “Reforma tributária: CBS, IBS, Imposto Seletivo (IS) e novas alíquotas”.

Cronograma das mudanças

Etapas de 2026 a 2033

As mudanças previstas na Reforma Tributária não serão aplicadas de forma imediata. Para garantir uma transição segura, tanto para o poder público quanto para as empresas, o novo sistema tributário será implantado progressivamente ao longo de sete anos, entre 2026 e 2033.

Esse cronograma escalonado vale tanto para os novos tributos (IBS, CBS e IS) quanto para a substituição das obrigações acessórias atuais, que deixarão de existir conforme os impostos antigos forem extintos.

Veja as principais etapas:

• 2026
  Início da fase de transição.
  • Entram em vigor a CBS e o IBS em caráter experimental, com alíquota reduzida.
  • Empresas passam a entregar obrigações acessórias em modelo duplo: as atuais (PIS, COFINS, ICMS, ISS) e as novas (CBS e IBS).
• 2027
  Extinção de PIS e COFINS, e adoção definitiva da CBS.
  • Primeira simplificação concreta nas declarações federais.
  • Redução do volume de obrigações acessórias relacionadas à contribuição federal.
• 2029 a 2032
  Transição gradual do ICMS e ISS para o IBS.
  • Alíquotas dos tributos antigos vão sendo reduzidas, enquanto a do IBS aumenta.
  • Obrigações acessórias estaduais e municipais passam a seguir o modelo do IBS, padronizado nacionalmente.
• 2033
  Encerramento do modelo tributário atual.
  • Apenas CBS, IBS e Imposto Seletivo estarão vigentes.
  • Obrigações acessórias anteriores serão oficialmente substituídas por um sistema digital unificado.

Durante todo o período de transição, empresas deverão conviver com dois sistemas paralelos, o que exigirá atenção redobrada à conformidade fiscal, além de ajustes constantes em sistemas, rotinas e estrutura contábil.

Entenda o cronograma completo de transição da Reforma em: “Quais são os prazos de implementação da Reforma Tributária até 2033?”.

Como empresas devem se preparar desde já

Embora as mudanças mais profundas só passem a valer a partir de 2026, o momento de se preparar é agora. Isso porque os impactos da Reforma Tributária exigem ajustes estruturais, treinamento de equipe, modernização de sistemas e revisão de todos os processos relacionados à apuração de tributos e cumprimento de obrigações acessórias.

Atualização de sistemas contábeis

A adoção de novos tributos e declarações unificadas exige que os sistemas contábeis e fiscais das empresas estejam prontos para:

• Calcular e registrar os novos impostos (CBS, IBS e IS);
• Adaptar os layouts das obrigações acessórias unificadas;
• Integrar informações fiscais em tempo real com plataformas dos entes federativos;
• Atender à não cumulatividade plena dos novos tributos.

Empresas que utilizam ERPs ou softwares emissores próprios devem entrar em contato com seus fornecedores para entender o plano de atualização, exigências técnicas e prazos de adaptação.

Leia no CertClick: “Os aspectos contábeis da Reforma Tributária”.

Automação e revisão de processos internos

A Reforma também representa uma oportunidade (ou necessidade) de modernizar processos internos relacionados à gestão tributária. Isso inclui:

• Automatização do preenchimento e envio das obrigações acessórias;
• Redefinição de fluxos de conferência fiscal;
• Capacitação da equipe contábil e fiscal para operar nos dois modelos (transição);
• Revisão das rotinas de apuração de impostos, escrituração e arquivamento digital.

A recomendação é que empresas adotem desde já uma postura proativa, com auditorias internas, planejamento tributário alinhado com as novas regras e investimento em governança fiscal.

Conclusão: uma transição guiada garante conformidade em todas as etapas

A Reforma Tributária representa a maior transformação do sistema tributário brasileiro nas últimas décadas, e suas mudanças vão muito além da substituição de impostos. A reestruturação das obrigações acessórias promete reduzir significativamente a complexidade, os custos e os riscos envolvidos na apuração e cumprimento das exigências fiscais.

No entanto, essa simplificação não será automática. Ela exigirá que empresas acompanhem de perto cada fase do cronograma, compreendam o novo modelo de escrituração e se adaptem gradualmente às exigências dos tributos CBS e IBS. Isso inclui atualizar sistemas contábeis, revisar processos internos e capacitar as equipes que lidam com a rotina fiscal.

Ter um plano de transição estruturado com prazos, responsabilidades e ferramentas é o caminho mais seguro para manter a conformidade tributária em todas as etapas da mudança.

O futuro do sistema fiscal brasileiro é mais digital, integrado e simplificado. Mas ele começa a ser construído agora. Quem se prepara desde já, ganha eficiência e evita surpresas.