Como se preparar para a Reforma Tributária em 2026?

A Reforma Tributária já é uma realidade e começa a impactar empresas de todo o Brasil a partir de 2026, com a transição para os novos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).

Embora a substituição total dos tributos antigos, como ICMS, ISS, PIS e Cofins, só aconteça em 2033, o ano de 2026 marca o início da mudança prática, com a aplicação de alíquotas de teste e ajustes em sistemas fiscais, notas fiscais e obrigações acessórias.

Nesse cenário, se preparar com antecedência deixa de ser uma vantagem competitiva para se tornar uma necessidade básica de sobrevivência tributária. Empresas que não se adaptarem a tempo poderão enfrentar erros na emissão de NF-e, falhas de cálculo e até autuações por não conformidade com os novos modelos.

O que começa a mudar a partir de 2026

O ano de 2026 será o marco inicial da transição entre o sistema tributário atual e o novo modelo da Reforma, com convivência entre os dois sistemas, algo que exigirá atenção redobrada de contadores, equipes fiscais e gestores.

Essa fase de transição está prevista na Emenda Constitucional 132/2023 e será regida por leis complementares que devem ser publicadas até 2025. Por isso, o planejamento precisa começar agora.

Início da transição para IBS e CBS

A partir de 2026, começa oficialmente a implementação dos novos tributos:

• CBS: substitui o PIS e a Cofins (cobrada em âmbito federal);
• IBS: substitui ICMS e ISS (com gestão compartilhada entre estados e municípios).

Ambos serão cobrados no modelo IVA (Imposto sobre Valor Agregado), com uma base única e destaque na nota fiscal. Isso exige mudanças na forma como os sistemas calculam, registram e apuram tributos, além de ajustes na comunicação com os Fiscos federal, estaduais e municipais.

Convivência de dois sistemas

De 2026 até 2032, as empresas vão conviver com dois sistemas tributários ao mesmo tempo:

• O modelo atual, com ICMS, ISS, PIS e Cofins, continua vigente até sua extinção completa em 2033;
• O novo modelo, com CBS e IBS, começa a ser aplicado em fases, inicialmente com alíquotas reduzidas e de teste, e com ampliação gradual ao longo dos anos.

Isso cria um ambiente de dupla apuração: as empresas terão que emitir notas com os dois regimes, reportar tributos antigos e novos, e garantir que tudo esteja parametrizado corretamente nos sistemas de ERP e escrituração.

É também nesse período que os fiscos (federal, estadual e municipal) vão testar os sistemas de arrecadação, recebimento de informações e emissão de guias, com o objetivo de corrigir falhas antes da aplicação plena da reforma.

Primeiras alíquotas-teste

Ainda em 2026, entra em vigor uma alíquota de teste simbólica:

• CBS com 0,9%
• IBS com 0,1%

Embora os valores pareçam baixos, eles serão obrigatórios e exigem que todas as empresas:

• Destaquem essas alíquotas nas NF-es;
• Apurem e recolham os novos tributos, mesmo que em valores reduzidos;
• Informem esses dados corretamente nas obrigações acessórias que venham a ser criadas ou adaptadas.

Mais do que a arrecadação em si, essas alíquotas têm o objetivo de:

• Avaliar a capacidade de emissão e recepção das informações pelos sistemas;
• Permitir que o mercado se adapte aos novos processos tributários de forma progressiva;
• Identificar inconsistências, falhas ou sobrecargas na estrutura fiscal digital.

Alterações nas notas fiscais

Com a implementação da CBS e IBS, as notas fiscais eletrônicas também passam por mudanças obrigatórias, exigindo atenção redobrada de contadores, emissores e desenvolvedores de sistemas.

Novos campos

As NF-es emitidas a partir de 2026 devem trazer:

• Campos específicos para destaque da CBS e IBS individualmente;
• Nova estrutura de base de cálculo unificada, separada da base de ICMS ou PIS/Cofins;
• Indicadores para regimes especiais, isenções ou alíquotas diferenciadas;
• Referências à legislação complementar aplicável ao novo modelo.

Esses campos serão validados pela Sefaz (e eventualmente pelos sistemas do Comitê Gestor do IBS), o que exige total conformidade dos emissores de nota fiscal com os layouts atualizados.

Adequação gradual dos sistemas

Todos os sistemas que lidam com emissão e recepção de notas fiscais, desde o ERP até o emissor fiscal, passando por integração com marketplaces, PDVs e gateways de pagamento, precisarão ser:

• Reprogramados para comportar os novos tributos;
• Homologados com os ambientes de testes das Sefaz e da Receita Federal;
• Testados internamente para garantir consistência nos cálculos, na geração de XML e na comunicação com os fiscos.

Além disso, será necessário que o sistema permita a convivência dos dois modelos ao mesmo tempo, o que inclui:

• Tratamento distinto para CBS/IBS e ICMS/PIS/Cofins;
• Separação de dados por tributo nas apurações;
• Geração de relatórios para cada regime, sem sobreposição.

Saiba o cronograma completo da Reforma em: “Reforma Tributária: o que muda e cronograma tributário até 2033”.

Ajustes fiscais necessários para empresas

A Reforma Tributária exige muito mais do que entender novas siglas ou acompanhar notícias, ela implica em ajustes concretos nas operações fiscais das empresas.

Para garantir uma transição segura, é preciso revisar códigos, regras de cálculo e todos os parâmetros fiscais que impactam a emissão de NF-e e a apuração de tributos.

Revisão de CFOPs, CSTs e NCMs

Três códigos fiscais que sempre exigiram atenção CFOP, CST e NCM, agora ganham um papel ainda mais crítico no cenário da Reforma:

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): usado para indicar o tipo de operação (compra, venda, transferência, devolução etc.). Com a transição para o modelo IVA, é provável que haja atualizações nos códigos ou regras de uso conforme a aplicação da CBS e IBS.
• CST (Código de Situação Tributária): define a forma de tributação da operação. Como os novos tributos terão outras regras de apuração (não cumulativos, com crédito amplo), os CSTs devem ser ajustados ou até substituídos por novos indicadores.
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): segue como base para definir alíquotas, benefícios e incidência de tributos. Com a unificação da base de cálculo e a criação do Imposto Seletivo, o uso correto do NCM será ainda mais determinante para calcular corretamente CBS, IBS e IS.

Empresas devem revisar:

• Se os CFOPs estão coerentes com a operação real;
• Se os CSTs estão atualizados para cada regime tributário;
• Se o cadastro de NCM está validado e corresponde à classificação oficial;

O NCM vai mudar com a Reforma Tributária? Descubra aqui: “O que muda na NCM com a Reforma Tributária 2025?”.

Atualização de regras de cálculo em emissores e ERPs

Com novos tributos, vêm novas fórmulas e novas formas de cálculo. A CBS e o IBS terão:

• Uma base de cálculo unificada, separada dos impostos anteriores;
• Crédito financeiro amplo, inclusive para bens de uso e consumo;
• Regras claras para compensação, devolução e substituição tributária.

Isso significa que sistemas emissores e ERPs precisam ser reconfigurados para:

• Calcular corretamente os dois regimes (antigo e novo);
• Separar os tributos de forma clara nos relatórios;
• Aplicar alíquotas conforme estado, tipo de operação e legislação complementar.

Mais do que uma simples atualização, trata-se de um processo de parametrização profunda, que deve ser conduzido por equipes fiscais, contábeis e de TI em conjunto.

Impacto nos processos de emissão de NF-e

A nota fiscal eletrônica continuará sendo o principal documento de comunicação entre empresas e o Fisco. Porém, sua estrutura e uso serão impactados diretamente pela Reforma Tributária, exigindo mudanças em tempo real.

Destaques de tributos no novo modelo

A partir de 2026, as NF-es deverão conter:

• Destaques separados para CBS e IBS;
• Identificação da base de cálculo unificada;
• Informações sobre créditos gerados e tributos recuperáveis;
• Campos adaptados para operações com alíquota zero, isenção, imunidade ou suspensão.

Esses campos serão validados automaticamente pelos sistemas da Sefaz e, futuramente, pelo Comitê Gestor do IBS, o que significa que qualquer divergência pode levar à rejeição da nota ou inconsistência na apuração.

Leia também: “Modelo de nota fiscal com IBS e CBS: o que muda na emissão dos novos tributos”.

Integração com o Comitê Gestor do IBS

O IBS será administrado de forma centralizada por um Comitê Gestor nacional, formado por representantes dos estados e municípios. Esse comitê será responsável por:

• Coordenar as regras de aplicação do tributo;
• Distribuir a arrecadação entre entes federativos;
• Publicar normas técnicas para integração dos sistemas emissores.

Empresas precisarão:

• Manter seus sistemas integrados com esse comitê, para envio de informações fiscais;
• Acompanhar as instruções normativas e técnicas publicadas;
• Garantir que a NF-e reflita fielmente o modelo operacional do IBS, sob pena de autuações por erro de preenchimento ou ausência de informação.

Saiba mais sobre o Comitê Gestor em: “Comitê Gestor do IBS: o que é e como funcionará?”.

Preparação tecnológica para 2026

A Reforma Tributária exigirá muito mais do que mudanças conceituais ou fiscais: ela demanda uma preparação tecnológica robusta.

Afinal, todos os novos tributos (CBS, IBS e o futuro Imposto Seletivo) serão calculados, destacados e reportados via sistemas como emissores de nota fiscal, ERPs, integração com marketplaces e PDVs.

O ano de 2026 marca o início de uma fase crítica: duas estruturas tributárias coexistindo, e isso significa dobrar o cuidado com a consistência e a compatibilidade entre sistemas.

Atualização de ERPs e emissores fiscais

ERPs e emissores fiscais terão papel central nessa transição. Serão eles os responsáveis por:

• Aplicar as novas alíquotas de CBS e IBS;
• Calcular a base de cálculo unificada;
• Gerar os novos campos obrigatórios na NF-e;
• Validar regras fiscais do novo modelo (como tratamento de crédito, isenção, substituição etc.);
• Enviar corretamente as informações ao Fisco e ao Comitê Gestor do IBS.

Empresas que utilizam sistemas desatualizados ou com parametrizações rígidas correm sério risco de emitir notas fiscais incorretas, enfrentar rejeições constantes e até comprometer a escrituração digital (SPED).

Dica: já em 2025, as empresas devem entrar em contato com os fornecedores de software para entender quais atualizações estão previstas e qual o cronograma de entrega.

Revisão de integrações com marketplaces e PDVs

Nem sempre os erros fiscais acontecem dentro do ERP. Muitas vezes, eles surgem na integração entre sistemas, especialmente em empresas que vendem online, têm muitos pontos de venda físicos ou operam com automação comercial.

Com a Reforma, será necessário revisar:

• APIs de integração com marketplaces (como Amazon, Magalu, Shopee, etc.);
• Sistemas de PDV que emitem notas diretamente;
• Gateways de pagamento que capturam dados fiscais.

Essas integrações precisam estar prontas para:

• Receber e enviar novos campos da NF-e;
• Evitar envio de informações conflitantes entre sistemas;
• Adaptar-se a regras distintas de tributação simultânea (modelo atual + CBS e IBS).

Qualquer falha de sincronização entre esses pontos pode resultar em rejeição da nota, problemas de conciliação contábil ou até apuração incorreta de tributos.

Testes e homologação de novas estruturas

Um ponto que muitas empresas negligenciam, mas que será crítico para 2026 é a homologação antecipada dos novos fluxos fiscais. Antes de rodar uma nova versão do ERP ou começar a emitir NF-e com CBS e IBS, é preciso:

• Testar os cálculos em ambiente de homologação;
• Simular a emissão com todas as variações possíveis (vendas, devoluções, remessas, interestaduais etc.);
• Validar os arquivos XML junto à Sefaz e ao Comitê Gestor;
• Garantir que os relatórios de apuração, SPED e controle interno refletem os dois sistemas em paralelo.

Esses testes devem envolver:

• Equipe fiscal;
• Contabilidade;
• TI ou consultoria de sistemas;
• E, quando necessário, o suporte dos fornecedores de software.

Leia também: “Rejeição da nota fiscal: guia completo e principais tipos”.

Como evitar erros durante a transição

A fase de transição para a Reforma Tributária será um teste real de organização, planejamento e conformidade fiscal.

Entre 2026 e 2032, empresas precisarão emitir notas fiscais com dois modelos tributários simultâneos, aplicar alíquotas distintas e manter a escrituração em dia, tudo isso sob novas regras que ainda estão em definição.

Nesse cenário, os erros mais comuns tendem a envolver:

• Cálculos inconsistentes;
• Falhas de parametrização;
• Emissão de notas incompletas ou inválidas;
• Perda de créditos fiscais por má classificação.

A boa notícia é que, com medidas preventivas, esses erros podem ser minimizados ou até evitados por completo.

Conferência rigorosa das NF-es

A conferência de notas fiscais já é uma etapa obrigatória no processo contábil. Mas durante a transição da Reforma, essa etapa ganha peso redobrado.

A recomendação é adotar uma rotina de auditoria diária ou semanal das NF-es emitidas e recebidas, com foco em:

• Verificação dos campos obrigatórios da CBS e IBS;
• Conferência das alíquotas aplicadas (tanto novas quanto antigas);
• Validação do CFOP, CST e NCM, considerando a operação e o produto;
• Identificação de inconsistências entre o que foi emitido e o que foi escriturado.

Além disso, contar com sistemas que alertam sobre inconsistências fiscais ou duplicidade de dados pode evitar erros que comprometam a apuração e gerem notificações futuras do Fisco.

Dica prática: crie checklists de conferência por tipo de operação, e padronize a validação de notas entre as áreas fiscal, contábil e de faturamento.

Treinamento de equipes fiscais

Tecnologia sem pessoas preparadas gera ruído. Por isso, o treinamento das equipes fiscais e contábeis é uma das ações mais importantes para evitar falhas operacionais.

A Reforma Tributária traz novos conceitos, obrigações e rotinas que precisam ser assimilados por quem lida com:

• Emissão e recepção de NF-es;
• Parametrização de sistemas;
• Apuração de tributos e geração de SPED;
• Atendimento a fiscalizações e cruzamentos do Fisco.

Treinar a equipe não significa apenas aplicar um curso pontual. É necessário:

• Promover reciclagens periódicas à medida que novas regras forem divulgadas;
• Criar manuais internos com os novos fluxos fiscais;
• Simular cenários com erros e soluções para fixar o conhecimento;
• Envolver também a área de tecnologia, para garantir que a lógica fiscal esteja bem aplicada nos sistemas.

Acompanhamento das leis complementares

Por fim, uma recomendação que pode parecer óbvia, mas frequentemente negligenciada: acompanhar de perto a publicação das leis complementares da Reforma Tributária.

A Constituição já foi alterada com a EC 132/2023, mas os detalhes operacionais, como:

• Regras de cálculo da CBS e IBS,
• Tratamento de regimes especiais,
• Parâmetros do Imposto Seletivo,
• E os procedimentos de transição serão definidos nas leis complementares que estão em debate no Congresso.

Essas leis devem ser aprovadas até o fim de 2025, e vão exigir ajustes rápidos e pontuais nos sistemas, processos e emissões. Ignorar essas atualizações pode colocar a empresa em risco de não conformidade já nos primeiros meses de 2026.

Para acompanhar melhor, mantenha um calendário fiscal interno e siga fontes oficiais como Receita Federal, CONFAZ e o Comitê Gestor do IBS.

Saiba mais sobre a Reforma em: “Glossário da Reforma Tributária: os principais termos explicados”.

Conclusão: estude e utilize as melhorias tecnologias para a transição tributária

A Reforma Tributária representa uma das maiores mudanças estruturais do sistema fiscal brasileiro nas últimas décadas, e a partir de 2026, ela deixa de ser apenas uma proposta e se torna uma realidade operacional para todas as empresas.

Neste conteúdo, vimos que a transição não será imediata, mas exigirá ajustes simultâneos e coordenados em múltiplas frentes: notas fiscais, sistemas emissores, ERPs, parametrizações fiscais e acompanhamento legal. A convivência entre os regimes antigos e os novos (CBS, IBS e, futuramente, o Imposto Seletivo) exige um nível elevado de organização, atualização e preparo técnico.

E nesse processo, a tecnologia será aliada indispensável. Investir em emissores atualizados, ERPs integrados, sistemas com validação fiscal e processos bem definidos fará toda a diferença na redução de erros, retrabalhos e riscos fiscais.

Por isso, o melhor caminho para se preparar é:

• Estudar as regras com profundidade;
• Capacitar as equipes com foco prático;
• E principalmente, utilizar ferramentas tecnológicas que estejam prontas para a nova realidade fiscal.

A Reforma não será simples, mas com planejamento, conferência e sistemas confiáveis, a sua empresa pode fazer essa transição com mais controle, segurança e eficiência.