5 erros na emissão de notas fiscais durante a transição da Reforma Tributária

Com a aprovação da Reforma Tributária, o Brasil entra em um novo ciclo de apuração e recolhimento de tributos. A transição, que começa em 2026 e vai até 2033, exigirá que empresas operem por alguns anos com dois sistemas tributários ao mesmo tempo: o modelo atual (com ICMS, ISS, PIS e Cofins) e o novo, que inclui IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IS (Imposto Seletivo).

Esse cenário aumenta consideravelmente o risco de erros na emissão de notas fiscais, já que será necessário lidar com regras diferentes, códigos atualizados e mudanças no layout do XML. Além disso, o cruzamento de dados eletrônicos por parte do Fisco será intensificado, deixando menos margem para inconsistências.

Neste conteúdo, você entenderá por que essa transição é crítica e quais são os 5 principais erros que as empresas devem evitar ao emitir notas fiscais durante esse período.

Por que a transição aumenta o risco de erros fiscais?

Durante a transição, empresas precisarão adaptar não só seus sistemas de faturamento, mas também suas rotinas fiscais e contábeis. Os riscos aumentam porque será necessário emitir notas fiscais que considerem tributos de dois modelos diferentes, ao mesmo tempo em que se ajustam cadastros, regras e códigos fiscais.

Convivência entre sistemas antigo e novo

De 2026 a 2032, a Reforma prevê que os tributos antigos (como ICMS, ISS, PIS e Cofins) continuarão sendo exigidos, mesmo com a entrada em vigor do IBS, CBS e Imposto Seletivo. Ou seja, a mesma operação poderá envolver:

• Códigos e regras de cálculo do modelo antigo;
• Destaques obrigatórios dos novos tributos;
• Informações adicionais para validação em tempo real.

Esse processo exige uma preparação detalhada e bem executada. Qualquer erro pode afetar tanto a correção fiscal quanto o recolhimento adequado dos tributos, além de comprometer o direito ao crédito.

Complexidade operacional

A operação do dia a dia se tornará mais complexa, principalmente para setores que realizam:

• Operações interestaduais;
• Vendas de produtos e serviços no mesmo documento fiscal;
• Emissões de grandes volumes de notas.

Além disso, a parametrização fiscal correta dos sistemas emissores será decisiva para evitar problemas. A cada nova nota emitida, será necessário considerar:

• Qual sistema tributário se aplica (antigo, novo ou ambos);
• Quais tributos devem ser destacados;
• Quais informações precisam constar no XML.

Na próxima seção, vamos entrar nos erros mais comuns e mostrar como evitá-los para garantir segurança e conformidade fiscal.

Saiba mais sobre a Reforma em: “Reforma Tributária: o que muda e cronograma tributário até 2033”.

Erro 1: parametrização incorreta de tributos

A parametrização incorreta dos tributos no sistema emissor de notas fiscais é um dos erros mais perigosos durante a transição da Reforma Tributária. Com a inclusão de novos tributos (IBS, CBS e IS) e a convivência com os antigos, qualquer falha de configuração pode gerar prejuízos fiscais e contábeis.

Impactos no XML

O XML da nota fiscal eletrônica (NF-e) é a base oficial para a apuração dos tributos, tanto no modelo atual quanto no novo. Se os tributos forem parametrizados de forma errada, o XML será gerado com informações inconsistentes.

Por exemplo:

• O destaque do IBS ou CBS pode estar ausente, mesmo sendo obrigatório;
• A alíquota aplicada pode não condizer com o tipo de operação;
• Informações de base de cálculo ou natureza da receita podem estar incorretas.

Esses erros comprometem a validação da nota, o recolhimento correto dos tributos e o direito ao crédito tributário.

Riscos de recolhimento errado

Se os parâmetros fiscais estiverem errados, a empresa pode:

• Pagar tributos a mais (sem necessidade);
• Pagar tributos a menos (e ser autuada por sonegação);
• Perder o crédito de tributos pagos na etapa anterior;
• Entrar em conflito com fornecedores ou clientes por divergências na nota.

Dica prática: revise com frequência as configurações fiscais do seu sistema emissor, especialmente os campos relacionados a base de cálculo, alíquota e CST/CSOSN. Se possível, automatize validações para evitar falhas humanas.

Erro 2: uso incorreto de CFOP

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) continua sendo obrigatório durante e após a transição da Reforma Tributária. Porém, seu uso incorreto pode comprometer toda a lógica da tributação da nota.

Identificação errada da operação

O CFOP informa ao Fisco qual é a natureza da operação: venda, devolução, remessa, bonificação, exportação, prestação de serviço, etc. Um erro nesse código pode:

• Gerar o cálculo de tributos indevidos;
• Impedir o crédito do imposto pela outra parte da operação;
• Levar à rejeição da nota fiscal.

Durante a transição, isso se agrava porque alguns CFOPs atuais poderão ser adaptados para o novo modelo, ou interpretados de forma diferente por estados e municípios.

Problemas na apuração do IBS e CBS

Como a apuração dos novos tributos será baseada em dados eletrônicos (especialmente o XML), o CFOP se torna ainda mais relevante. Um CFOP incorreto pode afetar diretamente:

• A definição da operação como tributável ou não;
• A incidência correta do IBS ou CBS;
• A alocação correta do imposto entre entes federativos.

Dica prática: garanta que os responsáveis pela emissão fiscal estejam atualizados com a nova tabela de CFOPs compatível com a Reforma. Integre o CFOP ao cadastro de produtos e serviços para evitar erros manuais.

Saiba mais sobre o CFOP em: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”.

Erro 3: destaque incorreto de IBS, CBS ou IS

Com a chegada dos novos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IS (Imposto Seletivo), o destaque correto dessas informações na nota fiscal passa a ser obrigatório e fundamental para evitar inconsistências fiscais.

Inconsistências fiscais

O destaque incorreto desses tributos pode ocorrer de várias formas:

• IBS e CBS com alíquotas erradas;
• IS omitido em produtos que deveriam sofrer a incidência;
• Valores de base de cálculo incorretos;
• Falta de separação entre tributação federal e estadual/municipal.

Esses erros dificultam a apuração correta, prejudicam o crédito tributário e geram incompatibilidades entre os dados do emitente e do destinatário, o que pode acionar o fisco automaticamente via cruzamento eletrônico.

Risco de autuação

Na prática, se o IBS, CBS ou IS não forem destacados corretamente, a empresa poderá:

• Ser impedida de gerar crédito na cadeia seguinte;
• Enfrentar rejeições na autorização da nota fiscal;
• Ser autuada por erro material ou omissão de tributo;
• Ter problemas com recolhimento indevido ou a menor.

Dica prática: revise os campos do XML com atenção redobrada. IBS, CBS e IS terão campos próprios no layout da nota. Utilize soluções que façam validações automáticas para evitar falhas humanas.

Leia também: “Modelo de nota fiscal com IBS e CBS: o que muda na emissão dos novos tributos”.

Erro 4: falhas no cadastro de produtos e serviços

O cadastro fiscal de produtos e serviços sempre foi essencial, mas com a Reforma Tributária ele se torna ainda mais crítico. É a partir desse cadastro que o sistema define a tributação, os CFOPs e os destaques fiscais da nota.

NCM, descrição e enquadramento

Erros comuns no cadastro incluem:

• Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) desatualizado ou incorreto;
• Descrição de produto vaga ou genérica, dificultando o enquadramento tributário;
• Falta de associação com regras de tributação do IBS, CBS e IS;
• Cadastro duplicado ou incoerente entre diferentes sistemas (ERP, emissor, contábil).

Essas falhas podem impactar diretamente a emissão da nota, a geração do XML e o recolhimento correto dos tributos.

Reflexos na nota fiscal

Um cadastro mal feito pode resultar em:

• Aplicação da alíquota errada;
• Omissão de tributos como o IS (por não identificar que o produto é sujeito);
• Erros no cálculo da base;
• Invalidação da nota no momento da transmissão.

Dica prática: invista em um processo de revisão e saneamento dos cadastros antes da entrada em vigor da nova legislação. Mantenha a equipe fiscal envolvida com a área de TI para garantir que os cadastros reflitam corretamente as novas exigências tributárias.

Saiba mais em: “O que muda na NCM com a Reforma Tributária 2025?”.

Erro 5: falta de conferência e controle

Durante a transição para os novos tributos IBS, CBS e IS, um dos erros mais graves (e comuns) é não implementar uma rotina eficiente de conferência e controle das notas fiscais emitidas.

Com as mudanças acontecendo de forma gradual, é fácil perder prazos, aplicar regras antigas ou deixar de validar informações essenciais.

Ausência de validações

Muitas empresas ainda não utilizam ferramentas que fazem validações automáticas do XML antes da emissão. Isso aumenta o risco de:

• Enviar notas com dados incorretos de tributos;
• Omitir informações obrigatórias do novo modelo fiscal;
• Errar na tributação por não identificar corretamente a operação (ex.: operação interestadual com IBS).

Durante a transição, os erros não só comprometem a operação atual, mas podem prejudicar o aproveitamento de créditos futuros, gerar retrabalho ou até impedir a autorização da nota fiscal.

Dependência excessiva de processos manuais

Outra falha crítica é manter processos 100% manuais em um cenário que exige automação e integração de sistemas. Empresas que não atualizarem seus emissores e ERPs correm o risco de:

• Ter inconsistências entre setores (ex.: fiscal e faturamento);
• Cometer erros por falta de atualização das regras tributárias;
• Depender do “olho humano” para revisar notas, o que é inviável em grande volume.

Dica prática: implemente mecanismos de conferência automática, como validações de campos fiscais, revisão de alíquotas e auditoria dos XMLs emitidos. Garanta também que as equipes estejam alinhadas quanto às regras da transição tributária.

Perguntas frequentes sobre erros na transição

1. Empresas podem ser multadas durante a transição?

Sim. Apesar do período de transição ter caráter adaptativo, os erros na emissão de notas fiscais como tributação incorreta, ausência de destaque de IBS/CBS/IS ou informações inconsistentes no XML, ainda podem ser penalizados.

O Fisco manterá a fiscalização ativa e aplicará multas nos casos em que houver dano ao erário ou descumprimento de obrigações acessórias.

Importante: A transição não é uma fase “sem regras”. Ela exige atenção redobrada com os dois modelos (antigo e novo) convivendo simultaneamente.

2. É possível corrigir notas emitidas incorretamente?

Sim. A legislação permite a emissão de carta de correção eletrônica (CC-e) para erros que não alterem o valor do imposto ou a natureza da operação.

Para erros mais graves como CFOP incorreto, base de cálculo errada ou ausência de destaque de tributo, pode ser necessário cancelar a nota fiscal e emitir uma nova, dentro do prazo legal.

Fique atento: erros não corrigidos podem prejudicar a apuração de tributos e o aproveitamento de créditos fiscais.

3. A fiscalização será mais rígida nesse período?

Sim. A expectativa é que o Fisco amplie o uso de ferramentas digitais de fiscalização, com cruzamento automático de dados, monitoramento em tempo real do XML e integração entre órgãos federais, estaduais e municipais.

Isso significa que inconsistências que antes poderiam passar despercebidas agora podem ser detectadas rapidamente e gerar autuações automáticas.

4. Como reduzir riscos desde já?

Para evitar problemas, as empresas devem:

• Atualizar o emissor de notas para aceitar IBS, CBS e IS;
• Reforçar a parametrização fiscal dos produtos e serviços;
• Automatizar a validação dos XMLs emitidos;
• Integrar os setores fiscal, contábil e de TI;
• Capacitar as equipes sobre os novos códigos fiscais, regras de crédito e exigências documentais.

A prevenção começa agora. Quanto antes os ajustes forem feitos, menor será o risco de erros e penalidades na fase de transição.

Conclusão: prevenção e emissor de notas fiscais correto é essencial na transição tributária

A transição da Reforma Tributária não será apenas uma mudança de tributos, será uma transformação completa na forma como as empresas emitem, validam e controlam suas notas fiscais.

Com a convivência entre sistemas antigos e os novos tributos (IBS, CBS e IS), cresce o risco de erros operacionais e fiscais que podem gerar autuações, perda de crédito ou recolhimento indevido de impostos. Por isso, a prevenção passa a ser o melhor caminho.

Contar com um emissor de notas fiscais preparado para a Reforma, com atualizações constantes, parametrizações corretas e validações automáticas, é essencial para garantir segurança jurídica e conformidade.

Além disso, a integração entre áreas internas (como fiscal, contábil e tecnologia) e o investimento em capacitação da equipe farão toda a diferença para atravessar esse período com eficiência e tranquilidade.

O novo modelo tributário será mais digital, mais automatizado e menos tolerante a falhas. Portanto, comece agora os ajustes e evite surpresas quando a transição começar oficialmente.