CFOP 5405: tudo sobre a venda com substituição tributária na condição de substituído

Emitir notas fiscais corretamente é um desafio até mesmo para quem já tem experiência no dia a dia contábil. Um dos códigos que mais gera dúvidas entre empresas e profissionais é o CFOP 5405 — um número que, embora pareça técnico, tem impacto direto na regularidade fiscal e no cumprimento das obrigações tributárias.

Esse CFOP está presente em milhares de operações todos os dias, especialmente entre revendedores e varejistas, que lidam com produtos sujeitos à substituição tributária (ICMS-ST).

Usá-lo de forma errada pode gerar autuações, multa por descumprimento de obrigação acessória e até distorções no controle de estoque e escrituração fiscal.

Mas afinal, o que exatamente significa o CFOP 5405? Quando ele deve ser usado? E o que acontece se você errar no código?

Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber, em uma linguagem clara, com exemplos práticos e explicações que fazem sentido mesmo para quem não é especialista em contabilidade.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é o CFOP 5405 e qual é o seu papel nas notas fiscais;
• Quando ele deve ser usado;
• Exemplos práticos de aplicação;
• E as dúvidas mais comuns que surgem na rotina contábil.

Vamos lá?

O que significa o CFOP 5405

Saber o que o código CFOP significa é o primeiro passo para não ter problemas fiscais e está em conformidade com o que você realmente precisa.

Definição oficial na tabela de CFOPs

O código faz parte da tabela de CFOPs de saída (grupo 5), o que significa que ele representa operações internas, realizadas dentro do mesmo estado.

De acordo com a tabela oficial da SEFAZ, o CFOP 5405 é utilizado para vendas de mercadorias adquiridas de terceiros, sujeitas ao regime de substituição tributária, feitas por contribuintes substituídos.

Em outras palavras, esse código é utilizado quando a sua empresa revende um produto que já teve o ICMS-ST recolhido na etapa anterior da cadeia, normalmente pelo fabricante ou importador.

Na prática, é como se o CFOP 5405 dissesse ao Fisco:
“Estou vendendo um produto que já teve o ICMS-ST recolhido pelo meu fornecedor. Não preciso recolher de novo.”

Conheça mais sobre CFOP em: “CFOP: o que é, para que serve e tabela”.

Diferença entre substituto e substituído

Para entender de forma simples, pense na cadeia de circulação de uma mercadoria:

1. O fabricante ou importador é quem recolhe o ICMS-ST antecipadamente. Ele atua como substituto tributário, assumindo a responsabilidade pelo imposto das próximas etapas (atacado e varejo).
2. O revendedor ou lojista recebe a mercadoria com o ICMS-ST já recolhido. Ele é o contribuinte substituído.
3. Ao vender o produto ao consumidor final, o revendedor não precisa recolher ICMS-ST novamente — apenas informa o Fisco que a operação está sob esse regime, usando o CFOP 5405.

Essa lógica é o que torna o sistema de Substituição Tributária (ST) eficiente: o imposto é recolhido de forma antecipada, evitando fraudes e simplificando a fiscalização.

Saiba mais em: “Substituição tributária: o que sua empresa precisa saber para emitir corretamente”.

Relação do código com o ICMS-ST

O ICMS-ST (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços por Substituição Tributária) é um regime que antecipa o recolhimento do imposto devido nas etapas futuras da cadeia de circulação.

Ou seja, o substituto (fabricante ou importador) recolhe o ICMS não só sobre sua venda, mas também sobre as vendas seguintes, até chegar ao consumidor final.

Quando a mercadoria chega ao substituído, esse valor de ICMS-ST já vem destacado na nota de compra.

Por isso, no momento da revenda, o substituído não recolhe novamente o imposto, apenas informa o CFOP 5405 na nota fiscal de saída.

Resumo rápido: CFOP 5405 = venda dentro do estado + mercadoria com ICMS-ST já recolhido + contribuinte substituído.

Leia também: “Como emitir nota fiscal para produtos com ICMS-ST”.

Quando utilizar o CFOP 5405

Entenda quando o CFOP 5405 é o correto.

Operações internas com ICMS-ST já recolhido

O CFOP 5405 deve ser usado nas seguintes situações:

• A mercadoria está sujeita à substituição tributária conforme a legislação estadual;
• O ICMS-ST foi recolhido anteriormente pelo fornecedor;
• A operação é interna (ocorre dentro do mesmo estado);
• A empresa que vende é revendedora (substituída), e não a responsável pelo recolhimento do imposto.

Na emissão da nota fiscal, é preciso ficar atento a alguns detalhes técnicos:

• CST: utilize o CST 60 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária) para empresas do regime normal;
• CSOSN: para empresas do Simples Nacional, o código equivalente é o CSOSN 500;
• ICMS-ST: não há destaque de novo ICMS-ST na saída;
• Campos da NF-e: devem ser informados os valores de ICMS-ST retido anteriormente, conforme constam na nota de entrada.

Esse processo garante que a nota fiscal cumpra todas as exigências fiscais e mantenha a rastreabilidade tributária da mercadoria.

Leia também: “Nota fiscal para empresas de comércio: quais cuidados tomar com CFOP, NCM e tributação”.

Situações em que não há destaque de imposto adicional

O ponto-chave do CFOP 5405 é que ele não gera um novo destaque de ICMS-ST.
Isso ocorre porque o imposto já foi pago de forma antecipada, e não há motivo para recolhê-lo novamente.

Na nota fiscal de saída, você apenas indica que o ICMS-ST já foi retido anteriormente, mantendo a operação transparente e regular.

Exemplo:

Uma loja de cosméticos compra produtos de um distribuidor que já recolheu o ICMS-ST.
Ao revender esses produtos dentro do mesmo estado, ela deve usar o CFOP 5405, sem destacar ICMS-ST na nota.
Assim, o Fisco sabe que a obrigação tributária já foi cumprida.

Atenção:
Se a empresa vender o produto por um preço muito maior do que o valor usado na base de cálculo original da ST, pode haver necessidade de complemento de ICMS, conforme a legislação estadual.

Ainda assim, o CFOP continua sendo o 5405, o complemento é tratado em obrigação acessória separada.

Exemplos práticos de uso do CFOP 5405

Veja os principais casos de uso desse CFOP:

1. Revenda de bebidas sujeitas à substituição tributária

Uma loja de conveniência compra refrigerantes de um distribuidor local.

O distribuidor já recolheu o ICMS-ST na saída, e isso está registrado na nota de entrada.
Quando a loja revende os refrigerantes para o consumidor final, deve utilizar CFOP 5405, informando que o imposto já foi recolhido.

Essa é uma das aplicações mais comuns do código, especialmente em segmentos de bebidas, cigarros e produtos alimentícios industrializados.

2. Comercialização de cosméticos ou produtos de higiene

O setor de cosméticos é um dos mais afetados pelo regime de ST.

Shampoos, cremes e perfumes são produtos que quase sempre têm ICMS-ST retido na origem.

Ao revender esses produtos, o varejista utiliza o CFOP 5405 para indicar que não há novo ICMS a recolher.

Além de evitar a bitributação, essa prática facilita o controle contábil e garante que o sistema ERP e o contador estejam alinhados quanto à tributação correta.

3. Comércio de autopeças com ICMS-ST já recolhido

No ramo automotivo, o CFOP 5405 também é bastante comum. Peças como pastilhas de freio, filtros, amortecedores e lubrificantes estão quase sempre sujeitas à substituição tributária.

Quando a loja vende essas peças, a nota fiscal deve trazer o CFOP 5405, confirmando que o ICMS-ST foi recolhido anteriormente pelo fabricante.

Dica prática: mantenha o cadastro de produtos no seu sistema com o CFOP correto para evitar erros automáticos de tributação.

O ClickNotas, por exemplo, já faz esse tratamento e preenche o código automaticamente conforme o tipo de operação e natureza da mercadoria.

Perguntas frequentes sobre o CFOP 5405

Confira as principais perguntas sobre o tema:

1. O CFOP 5405 gera crédito de ICMS?

Não.
O CFOP 5405 não gera crédito de ICMS, pois o imposto já foi recolhido anteriormente.
Quem recolheu o ICMS-ST foi o substituto tributário, e não a empresa que está revendo o produto.

Portanto, nas operações com CFOP 5405:

• Não há débito de ICMS-ST na saída;
• Não há crédito de ICMS na entrada, já que o valor foi retido;
• O contribuinte substituído apenas informa o Fisco da operação, mantendo o controle documental.

Essa característica é uma das principais diferenças do regime de ST em relação à tributação normal do ICMS, em que há débito e crédito nas diversas etapas da cadeia.

Entenda mais sobre crédito fiscal em: “Crédito fiscal de ICMS e PIS/COFINS: como funciona e o que pode ser abatido”.

Qual é a diferença entre CFOP 5403 e CFOP 5405?

A diferença está em quem recolhe o imposto:

• CFOP 5403 é usado por quem atua como substituto tributário, ou seja, quem recolhe o ICMS-ST.
• CFOP 5405 é usado por quem atua como substituído tributário, ou seja, revende a mercadoria com ICMS-ST já pago.

Em outras palavras:

• CFOP 5403 é para quem recolhe o imposto;
• CFOP 5405 é para quem revende um produto que já teve o imposto recolhido.

Leia também: “DIFAL: como calcular?” e “Como calcular o ICMS?”.

O que acontece se eu usar o CFOP errado?

Usar o CFOP incorreto pode causar uma série de problemas fiscais e contábeis.
Entre os principais riscos estão:

• Glosa de crédito em auditorias fiscais;
• Erros nos relatórios do SPED Fiscal (EFD-ICMS/IPI);
• Autuações e multas por informação incorreta;
• Distorções nos relatórios de apuração de ICMS.

Além disso, usar o código errado pode afetar a relação com o contador e dificultar a conciliação entre o sistema de emissão e os livros fiscais.

Por isso, é fundamental manter a parametrização correta de cada produto no sistema e garantir que a equipe de faturamento saiba identificar quais operações exigem o CFOP 5405.

Posso usar o CFOP 5405 em devoluções?

Não.
Para devoluções de mercadorias que foram vendidas sob substituição tributária, existe um CFOP específico, geralmente 5411 (devolução de venda de mercadoria adquirida de terceiros sujeita à ST).
O CFOP 5405 é exclusivo para operações de venda, não para retornos ou ajustes.

Precisa fazer uma devolução? Leia agora: “CFOP para devolução de compra: qual usar?”.

Como o contador deve registrar o CFOP 5405

Na escrituração fiscal, o CFOP 5405 deve constar como venda interna de mercadoria sujeita à substituição tributária, sem destaque de ICMS-ST.

O contador deve:

• Conferir se o CST 60 (ou CSOSN 500) foi aplicado corretamente;
• Garantir que os campos de ICMS-ST retido anteriormente foram preenchidos;
• Confirmar que a operação não gera novo débito de ICMS;
• E registrar o valor total da operação como receita de venda sujeita à ST.

Essa conferência evita inconsistências entre a nota emitida e o que será declarado no SPED Fiscal.

Saiba mais sobre SPED em: “Nota fiscal e SPED: qual a relação entre emissão e escrituração digital”.

Conclusão: CFOP 5405 garante regularidade fiscal para empresas como substituídas

O CFOP 5405 é um dos códigos mais importantes para empresas que revendem produtos com ICMS-ST. Ele pode parecer apenas mais um número na hora de emitir uma nota fiscal, mas ele tem um papel essencial: garantir que sua empresa esteja dentro das regras da substituição tributária.

Usar o CFOP correto não é apenas uma exigência técnica, é uma forma de proteger sua empresa contra erros fiscais, manter a transparência tributária e evitar multas.

Usá-lo corretamente significa:

• Evitar recolhimento indevido de ICMS-ST;
• Manter a nota fiscal regular perante o Fisco;
• Facilitar a escrituração contábil e fiscal;
• E, acima de tudo, proteger o seu negócio de autuações e multas.

A dica final é simples: se o produto está sujeito à ST, o ICMS-ST já foi recolhido e a venda é feita dentro do mesmo estado, o código certo na sua nota é o CFOP 5405.

Ele mostra que você está cumprindo corretamente suas obrigações fiscais e deixa sua operação redonda, como toda boa gestão deve ser.

Se você quer garantir que tudo isso seja feito com segurança e rapidez, o ClickNotas é o parceiro ideal.
Nosso sistema reconhece automaticamente o tipo de operação e aplica o CFOP correto, evitando erros de tributação e retrabalho.